Jakie przyczyny uzasadniające zawarcie umowy wpisać w dokumencie?
W rubryce „przyczyny uzasadniające zawarcie umowy” opisz konkretną, rzeczywistą i możliwą do zweryfikowania sytuację, która uzasadnia zatrudnienie na czas określony. Nie wystarczy wpisać „potrzeby pracodawcy” ani zacytować przepisu Kodeksu pracy.
Kiedy trzeba wskazać przyczynę zawarcia umowy?
Obowiązek wpisania przyczyn dotyczy umów na czas określony zawieranych w przypadkach wyłączonych spod limitu trzech umów i 33 miesięcy zatrudnienia. Chodzi o sytuacje, w których terminowa umowa ma zaspokajać rzeczywiste, okresowe zapotrzebowanie pracodawcy, a jej zawarcie jest niezbędne ze względu na okoliczności sprawy.
Nie każda umowa terminowa wymaga takiego uzasadnienia. Dodatkowej informacji nie wpisuje się co do zasady do umowy na okres próbny, umowy na czas nieokreślony ani umowy na czas określony, która mieści się w zwykłych limitach i nie korzysta z wyłączenia.
Uzasadnienie jest związane z przypadkami, w których limit 3/33 nie ma zastosowania, w szczególności:
- zastępstwem pracownika podczas jego usprawiedliwionej nieobecności,
- pracą o charakterze sezonowym lub dorywczym,
- zatrudnieniem na okres kadencji,
- obiektywnymi przyczynami leżącymi po stronie pracodawcy, takimi jak realizacja określonego projektu lub zamówienia.
Sam wpis nie przesądza jeszcze o prawidłowości umowy. Opisana przyczyna musi rzeczywiście istnieć i uzasadniać czasowy charakter zatrudnienia. Ogólnikowe sformułowanie może zwiększyć ryzyko uznania umowy za zawartą na czas nieokreślony.
Co wpisać w dokumencie?
Najbezpieczniej opisać trzy elementy: konkretną okoliczność, okres lub zdarzenie kończące zapotrzebowanie na pracę oraz związek tej sytuacji z zatrudnieniem danego pracownika. W zależności od przypadku można wskazać nazwę projektu, numer kontraktu, przewidywany termin zakończenia zadania, dane zastępowanego pracownika albo okres kadencji.
Przykładowe sformułowania powinny wyglądać tak:
- Zastępstwo – „zastępstwo Anny Kowalskiej w okresie jej usprawiedliwionej nieobecności związanej z urlopem macierzyńskim, nie dłużej niż do dnia jej powrotu do pracy”.
- Projekt – „realizacja projektu wdrożenia systemu CRM dla klienta X, zgodnie z umową nr 12/2026, którego zakończenie planowane jest na 31 grudnia 2026 r.”.
- Zamówienie lub kontrakt – „wykonywanie prac związanych z realizacją zamówienia publicznego nr …, przez okres obowiązywania tego zamówienia”.
- Kadencja – „zatrudnienie na czas trwania kadencji członka zarządu spółki rozpoczętej dnia … i kończącej się zgodnie z właściwą uchwałą organu spółki”.
W przypadku pracy sezonowej lub dorywczej należy wskazać, na czym polega sezonowość albo incydentalność pracy, na przykład obsługę zwiększonego ruchu turystycznego w okresie od czerwca do września albo wykonanie prac związanych z coroczną inwentaryzacją magazynu.
Przykłady poprawnych i błędnych wpisów
Poniższe zestawienie pokazuje różnicę między ogólną deklaracją a opisem faktów, który można powiązać z konkretnym zatrudnieniem:
| Błędny wpis (nie stosować) | Poprawny wpis (konkretny) | Uzasadnienie |
|---|---|---|
| „Potrzeby firmy” | „Realizacja projektu budowy hali produkcyjnej w miejscowości X, planowanego do zakończenia do dnia …” | Wskazuje konkretne zadanie, miejsce i przewidywany termin zakończenia. |
| „Zgodnie z art. 251 Kodeksu pracy” | „Zastępstwo Piotra Nowaka podczas jego usprawiedliwionej nieobecności od dnia …” | Opisuje faktyczny cel umowy zamiast samej podstawy prawnej. |
| „Potrzeba elastycznego zatrudnienia” | „Wykonywanie prac sezonowych przy obsłudze ośrodka wypoczynkowego w okresie od … do …” | Wyjaśnia, dlaczego zapotrzebowanie na pracę ma charakter czasowy. |
| „Czasowe zwiększenie zatrudnienia” | „Obsługa zamówienia nr … realizowanego dla klienta X do dnia …” | Łączy zatrudnienie z konkretnym zamówieniem i okresem jego realizacji. |
| „Decyzja pracodawcy” | „Realizacja projektu wdrożenia systemu informatycznego, po którego zakończeniu ustaje potrzeba wykonywania pracy na tym stanowisku” | Wskazuje czasowy charakter zadania i jego wpływ na potrzebę zatrudnienia. |
Nie należy wpisywać jako przyczyny samej chęci zachowania elastyczności, przejściowych trudności ekonomicznych ani subiektywnej oceny pracodawcy. „Utrata zaufania” również nie uzasadnia zawarcia umowy terminowej. Może dotyczyć rozwiązania istniejącego stosunku pracy, ale nie stanowi obiektywnej przyczyny ustalenia terminu zatrudnienia przy jego zawieraniu.
Co zrobić po zawarciu umowy?
Jeżeli umowa korzysta z wyłączenia limitów z powodu obiektywnych przyczyn leżących po stronie pracodawcy, pracodawca powinien wykonać następujące czynności:
- Sprawdzić, czy wpis w umowie opisuje rzeczywistą sytuację i konkretny cel zatrudnienia.
- Zawiadomić właściwego okręgowego inspektora pracy o zawarciu umowy oraz wskazać przyczynę jej zawarcia w terminie 5 dni roboczych od dnia zawarcia umowy.
- Przekazać zawiadomienie w formie pisemnej albo elektronicznej.
- Zachować kopię zawiadomienia oraz dokumenty potwierdzające istnienie opisanej przyczyny, takie jak umowa z klientem, harmonogram projektu lub dokument dotyczący nieobecności zastępowanego pracownika.
Obowiązek zawiadomienia PIP dotyczy umów wyłączonych z limitów z powodu obiektywnych przyczyn po stronie pracodawcy. Niedopełnienie tego obowiązku może zostać uznane za wykroczenie przeciwko prawom pracownika i wiązać się z grzywną od 1000 do 30 000 zł.
Jak sprawdzić poprawność wpisu?
Przed podpisaniem dokumentu odpowiedz na poniższe pytania:
- Czy opisano konkretną sytuację, a nie tylko ogólną potrzebę firmy?
- Czy przyczyna wynika z faktów, które można potwierdzić dokumentami?
- Czy wskazano projekt, zastępowanego pracownika, sezon, kadencję albo inne zdarzenie wyznaczające czasowość pracy?
- Czy treść uzasadnienia nie ogranicza się do przytoczenia artykułu Kodeksu pracy?
- Czy w przypadku obiektywnych przyczyn zawiadomienie PIP zostanie wysłane w ciągu 5 dni roboczych?
Najważniejsza zasada jest prosta: w umowie trzeba opisać dlaczego właśnie ta praca ma być wykonywana tylko przez określony czas. Jeżeli nie da się wskazać konkretnego, rzeczywistego i weryfikowalnego powodu, zastosowanie umowy terminowej poza limitami 3/33 może być trudne do obrony.
Artykuł ma charakter informacyjny i nie zastępuje indywidualnej porady prawnej. W przypadku wątpliwości dotyczących obiektywnych przyczyn lub wyłączenia limitów umów terminowych warto skonsultować dokument z prawnikiem specjalizującym się w prawie pracy.
