Jak wypełnić kwestionariusz osobowy dla pracownika?
Kwestionariusz osobowy służy do zebrania danych potrzebnych do zatrudnienia i prowadzenia dokumentacji pracowniczej. Wpisz informacje zgodne z prawdą, ale tylko w zakresie wymaganym przez prawo. Podstawę stanowi art. 221 Kodeksu pracy, a granice przetwarzania danych wyznacza RODO.
Czym jest kwestionariusz osobowy?
Nie ma jednego obowiązkowego wzoru kwestionariusza osobowego. Pracodawca może korzystać z własnego formularza papierowego lub elektronicznego, jednak nie może dowolnie rozszerzać zakresu pytań. Dokument pomaga zebrać dane potrzebne do rekrutacji, zawarcia umowy, rozliczeń podatkowych i ubezpieczeniowych.
Trzeba rozróżnić kwestionariusz dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie od formularza wypełnianego przez już zatrudnionego pracownika. Zakres informacji zmienia się po nawiązaniu stosunku pracy.
Jakie dane trzeba podać?
Zakres danych zależy od etapu zatrudnienia. Najważniejsze różnice przedstawia tabela:
| Etap | Wymagane dane |
|---|---|
| Kandydat | Imię i nazwisko, data urodzenia, dane kontaktowe wskazane przez kandydata, wykształcenie, kwalifikacje zawodowe oraz przebieg dotychczasowego zatrudnienia, jeżeli informacje te są potrzebne na danym stanowisku. |
| Pracownik | Adres zamieszkania, numer PESEL, a w razie jego braku rodzaj i numer dokumentu tożsamości, a także dane potrzebne do realizacji uprawnień pracowniczych. |
| Pracownik w określonych sytuacjach | Dane dzieci i najbliższej rodziny, numer rachunku bankowego, wykształcenie i przebieg zatrudnienia, jeśli wcześniej nie było podstaw do ich żądania, oraz inne dane wymagane odrębnymi przepisami. |
W rubryce „wykształcenie” wpisz ukończoną szkołę lub uczelnię, kierunek i uzyskany tytuł, zgodnie z zakresem formularza. „Przebieg zatrudnienia” uzupełnij chronologicznie, podając nazwę pracodawcy, okres zatrudnienia i zajmowane stanowisko. Informacje o doświadczeniu, wykształceniu i kwalifikacjach powinny być związane z wymaganiami konkretnej pracy.
Jak wypełnić kwestionariusz krok po kroku?
Pracuj na formularzu otrzymanym od pracodawcy i nie wpisuj danych „na zapas”. Kolejne czynności mogą wyglądać tak:
- Sprawdź swoje dane identyfikacyjne – porównaj imię, nazwisko, datę urodzenia i numer PESEL z dowodem osobistym lub innym dokumentem tożsamości.
- Podaj aktualne dane kontaktowe i adresowe – wpisz adres zamieszkania oraz wskazany przez siebie telefon lub adres e-mail. Nie podawaj nieaktualnych danych tylko dlatego, że znajdują się w starszych dokumentach.
- Uzupełnij wykształcenie, kwalifikacje i zatrudnienie – wpisz informacje wymagane dla danego stanowiska. Przy przebiegu pracy zachowaj kolejność chronologiczną i sprawdź daty.
- Wpisz numer rachunku bankowego, jeśli jest potrzebny – dotyczy to sytuacji, gdy nie złożyłeś wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych. Przed wysłaniem formularza sprawdź każdą cyfrę.
- Uzupełnij dane rodziny tylko w określonym celu – podaje się je wtedy, gdy chcesz korzystać ze szczególnych uprawnień pracowniczych, na przykład związanych z opieką nad dzieckiem albo świadczeniami z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych.
- Oznacz pola, które Cię nie dotyczą – jeżeli formularz na to pozwala, wpisz „nie dotyczy”. Możesz też postawić kreskę, o ile pracodawca tak zalecił. Nie zostawiaj pustego pola, jeśli nie wiadomo, czy zostało pominięte celowo.
Pracodawca może poprosić o udokumentowanie określonych informacji, jeżeli jest to niezbędne do ich potwierdzenia. W razie braku numeru PESEL podaje się rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość, zgodnie z instrukcją formularza.
Czego pracodawca nie może żądać?
RODO nie oznacza, że do każdego pola potrzebna jest osobna zgoda pracownika. Pracodawca może przetwarzać dane, gdy pozwala mu na to przepis prawa lub gdy są one niezbędne do realizacji stosunku pracy. Nie powinien natomiast żądać informacji dotyczących prywatnej sfery życia, które nie mają związku z zatrudnieniem.
Nie musisz odpowiadać na pytania dotyczące:
- stanu cywilnego, jeżeli informacja nie jest potrzebna do konkretnego uprawnienia pracowniczego;
- wyznania lub przekonań religijnych;
- orientacji seksualnej;
- planów dotyczących ślubu, ciąży, rodzicielstwa lub innych spraw osobistych.
Odmowa podania danych wykraczających poza zakres określony w Kodeksie pracy nie powinna powodować negatywnych konsekwencji. Jeżeli masz wątpliwości co do konkretnego pola, poproś dział kadr o wskazanie podstawy prawnej i celu zbierania informacji. W poważniejszych sprawach możesz skonsultować się z Państwową Inspekcją Pracy.
Co zrobić po wypełnieniu dokumentu?
Przed przekazaniem formularza sprawdź pisownię nazwiska, numer PESEL, adres, numer rachunku i daty zatrudnienia. Kwestionariusz przechowuje pracodawca w dokumentacji pracowniczej, dlatego dane powinny być kompletne, prawdziwe i przekazane bez zbędnych informacji.
Jeżeli zmienisz nazwisko, adres, numer konta lub inne dane istotne dla zatrudnienia, poinformuj o tym dział kadr. Aktualizacja może mieć znaczenie dla wypłaty wynagrodzenia, rozliczeń z ZUS i urzędem skarbowym oraz korzystania ze świadczeń. Kwestionariusz nie jest dokumentem wypełnianym raz na zawsze – powinien odzwierciedlać aktualne dane pracownika.
