Czy umowa ustna jest tak samo ważna jak pisemna?

Tak, umowa ustna jest co do zasady ważna i wiążąca tak samo jak umowa pisemna. Różnica polega na tym, że znacznie trudniej udowodnić jej zawarcie oraz dokładną treść. Wyjątkiem są sytuacje, w których przepisy wymagają konkretnej formy pod rygorem nieważności.

Kiedy umowa ustna jest ważna?

W polskim prawie obowiązuje zasada swobody umów. Zgodnie z art. 353¹ Kodeksu cywilnego strony mogą ułożyć łączący je stosunek prawny według własnego uznania, o ile jego treść lub cel nie naruszają ustawy, natury danego stosunku ani zasad współżycia społecznego.

Art. 60 Kodeksu cywilnego pozwala wyrazić wolę przez każde zachowanie, które dostatecznie ją ujawnia. Umowa może więc powstać podczas rozmowy, przez wykonanie określonej czynności albo w wyniku zgodnego zachowania stron. Przykładem jest sprzedaż telefonu, zlecenie naprawy samochodu czy ustalenie wykonania usługi remontowej za określoną kwotę.

Trzeba jednak odróżnić ważność umowy od jej dowodliwości. Pierwsze pojęcie odpowiada na pytanie, czy doszło do skutecznego zawarcia umowy. Drugie dotyczy tego, czy w razie sporu da się przekonać sąd, jakie były ustalenia stron. Umowa ustna może być zatem ważna, ale trudna do wyegzekwowania, gdy jedna ze stron zaprzeczy jej zawarciu albo przedstawi inną wersję uzgodnień.

Kiedy umowa ustna jest nieważna?

Niektóre czynności prawne wymagają zachowania szczególnej formy. Jeżeli ustawa przewiduje rygor nieważności, brak wymaganej formy powoduje, że umowa ustna nie wywołuje zamierzonych skutków prawnych. Zgodnie z art. 73 Kodeksu cywilnego dotyczy to przede wszystkim przypadków, w których przepisy wyraźnie uzależniają ważność czynności od formy pisemnej, dokumentowej, elektronicznej albo innej formy szczególnej.

Do przykładów czynności, przy których zwykła rozmowa nie wystarczy, należą:

• Sprzedaż nieruchomości – umowa zobowiązująca do przeniesienia własności nieruchomości wymaga aktu notarialnego.
• Zbycie udziałów w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością – co do zasady potrzebna jest forma pisemna z podpisami notarialnie poświadczonymi.
• Przeniesienie autorskich praw majątkowych – wymaga formy pisemnej.
• Umowa leasingu – powinna zostać zawarta na piśmie pod rygorem nieważności.
• Zbycie lub wydzierżawienie przedsiębiorstwa – przepisy przewidują formę pisemną z podpisami notarialnie poświadczonymi.

W takich sytuacjach późniejsze potwierdzenie ustaleń przez świadka nie zastąpi wymaganej formy. Inaczej działa forma pisemna zastrzeżona wyłącznie dla celów dowodowych. Jej brak nie musi unieważniać umowy, ale może ograniczyć możliwość korzystania w sądzie z zeznań świadków lub przesłuchania stron. Ograniczenia te mogą nie obowiązywać między innymi wtedy, gdy druga strona zgodzi się na taki dowód, stroną sporu jest konsument albo zawarcie umowy zostało uprawdopodobnione dokumentem.

Umowa ustna a pisemna – co się różni?

Forma pisemna nie zawsze jest warunkiem ważności umowy. Pełni jednak funkcję polisy bezpieczeństwa, ponieważ utrwala zgodne oświadczenia stron, zakres obowiązków, terminy i wynagrodzenie. Przy umowie ustnej te elementy mogą być różnie zapamiętane, zwłaszcza gdy od rozmowy minęło wiele miesięcy.

Nie istnieje ogólna granica kwotowa, po której każda umowa ustna staje się nieważna. Szczególne przepisy mogą jednak wprowadzać wymóg określonej formy dla danego rodzaju umowy. Przykładowo umowa pożyczki, której wartość przekracza 1000 zł, powinna być stwierdzona pismem. Brak dokumentu nie powoduje automatycznie nieważności pożyczki, ale może wywołać ograniczenia dowodowe.

Jak udowodnić umowę ustną w sądzie?

Osoba, która powołuje się na ustne ustalenia, powinna wykazać nie tylko fakt zawarcia umowy, lecz także jej istotne warunki. Sąd ocenia całokształt materiału, w tym zachowanie stron przed zawarciem umowy i po jej wykonaniu. Pomóc mogą:

• E-maile, SMS-y i wiadomości z komunikatorów – mogą potwierdzać cenę, zakres zlecenia, termin wykonania lub uznanie długu. Taka korespondencja często ma charakter formy dokumentowej.
• Przelewy bankowe – tytuł przelewu, na przykład „zaliczka za remont” albo „pożyczka”, może wskazywać cel płatności i istnienie określonego porozumienia.
• Świadkowie – osoby obecne przy rozmowie mogą potwierdzić jej przebieg, o ile przepisy nie ograniczają możliwości przeprowadzenia takiego dowodu.
• Nagrania rozmów – mogą mieć znaczenie dowodowe, choć ich ocena zależy od okoliczności uzyskania i całego kontekstu sprawy.
• Faktury, rachunki i potwierdzenia wykonania świadczenia – przyjęcie faktury, odbiór przedmiotu lub częściowa zapłata mogą pośrednio wskazywać, że strony zawarły umowę.

„Uprawdopodobnienie za pomocą dokumentu” nie oznacza jeszcze pełnego udowodnienia umowy. Chodzi o przedstawienie pisma lub innego utrwalonego zapisu, który stwarza wiarygodną podstawę do przyjęcia, że czynność mogła zostać dokonana. Może nim być wiadomość, potwierdzenie wpłaty, wydruk korespondencji albo dokument pochodzący nawet od osoby trzeciej. Taki materiał może otworzyć drogę do wykorzystania dalszych dowodów, w tym zeznań świadków.

Jeżeli druga strona nie wykonuje ustnego porozumienia, można rozpocząć od wezwania do zapłaty lub wezwania do wykonania obowiązku. W przypadku braku reakcji możliwe jest dochodzenie roszczenia przed sądem, ale powodzenie sprawy będzie zależało od jakości zgromadzonych dowodów.

Notatka eksperta

Nawet jeśli prawo dopuszcza zawarcie konkretnej umowy ustnie, nie oznacza to, że taka forma jest rozsądna w każdej sytuacji. Przy większej wartości transakcji, wielu szczegółach, odroczonej płatności albo niskim poziomie zaufania lepiej utrwalić ustalenia. Dobrym rozwiązaniem bywa forma dokumentowa – e-mail lub wiadomość, w której strony jasno potwierdzą przedmiot, cenę, termin i najważniejsze obowiązki. To prosty sposób na ograniczenie ryzyka sytuacji, w której spór sprowadza się do słowa jednej osoby przeciwko słowu drugiej.

Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi indywidualnej porady prawnej. W sprawie dotyczącej wysokiej wartości lub sporu o zawarcie umowy warto skonsultować dokumenty z prawnikiem.