Kiedy pracodawca musi wydać świadectwo pracy?

Świadectwo pracy pracodawca powinien wydać w dniu ustania stosunku pracy, czyli zwykle w ostatnim dniu zatrudnienia. Termin 7 dni nie oznacza, że ma tyle czasu na przygotowanie dokumentu. Dotyczy tylko doręczenia go pocztą lub w inny sposób, gdy osobiste wydanie w tym dniu było obiektywnie niemożliwe.

Kiedy dokładnie wydaje się świadectwo pracy?

Obowiązek wynika z przepisów Kodeksu pracy i dotyczy zakończenia umowy o pracę niezależnie od tego, czy była zawarta na czas określony, nieokreślony czy próbny. Świadectwo pracy jest dokumentem potwierdzającym przebieg zakończonego zatrudnienia, a nie decyzją, której pracodawca może swobodnie odmówić.

Dokument należy wydać w dniu, w którym stosunek pracy ustaje. Będzie to na przykład ostatni dzień okresu wypowiedzenia, dzień wskazany w porozumieniu stron albo dzień wygaśnięcia umowy. Nie powinno się wystawiać świadectwa przed zakończeniem zatrudnienia, ponieważ do tego czasu mogą jeszcze wystąpić zdarzenia wpływające na jego treść.

Jak działa termin 7 dni?

Jeżeli w ostatnim dniu zatrudnienia nie da się przekazać świadectwa pracownikowi ani osobie przez niego upoważnionej z przyczyn obiektywnych, pracodawca powinien doręczyć dokument w ciągu 7 dni. Może wysłać go za pośrednictwem operatora pocztowego albo przekazać w inny sposób, na przykład kurierem.

Pracodawca nie może wymagać, aby pracownik osobiście odebrał dokument w siedzibie firmy, jeżeli możliwe jest jego doręczenie. Nie powinien też obciążać pracownika kosztami przesyłki. Pracownik może wskazać osobę upoważnioną do odbioru świadectwa w formie papierowej lub elektronicznej.

Gdy ostatni dzień zatrudnienia przypada w dzień wolny od pracy, świadectwo może zostać przygotowane i przekazane w pierwszym dniu roboczym po ustaniu stosunku pracy. Nie wolno jednak wystawić go wcześniej, gdy umowa nadal trwa.

Wyjątek dotyczy sytuacji, w której pracodawca nawiązuje z tym samym pracownikiem kolejną umowę o pracę w ciągu 7 dni od zakończenia poprzedniej. Wtedy nie musi wydawać świadectwa z własnej inicjatywy. Pracownik może jednak złożyć wniosek o wydanie dokumentu dotyczącego poprzedniego zatrudnienia albo kilku wcześniejszych okresów, za które nie otrzymał świadectwa. Pracodawca ma wtedy 7 dni na jego wydanie.

Czy można wstrzymać świadectwo do czasu rozliczenia?

Nie. Wydanie świadectwa pracy nie może zależeć od zwrotu laptopa, telefonu, odzieży lub innych składników mienia, rozliczenia zaliczki ani dokończenia projektu. Pracodawca może dochodzić swoich roszczeń odrębnie, ale nie wolno mu zatrzymywać dokumentu potwierdzającego zatrudnienie.

Co zrobić, gdy dokument nie dotarł albo zawiera błędy?

Jeżeli pracodawca nie wydał świadectwa w terminie, warto zachować dowody zakończenia zatrudnienia i skontaktować się z nim na piśmie. W przypadku błędów pracownik ma formalną drogę do ich poprawienia:

1. Złóż wniosek o sprostowanie – masz na to 14 dni od otrzymania świadectwa. W piśmie wskaż błędne informacje i przedstaw prawidłowe dane.
2. Poczekaj na stanowisko pracodawcy – powinien w ciągu 7 dni wydać nowe świadectwo albo poinformować o odmowie sprostowania.
3. Złóż pozew do sądu pracy – jeżeli pracodawca odmówi korekty, masz 14 dni od otrzymania zawiadomienia o odmowie na wystąpienie do sądu. Gdy pracodawca nie odpowie, również można dochodzić sprostowania na drodze sądowej.

Wniosek najlepiej przekazać w sposób pozwalający potwierdzić jego doręczenie, na przykład osobiście za pokwitowaniem albo listem poleconym. Sprostowanie polega na wydaniu nowego dokumentu, a nie na ręcznym poprawieniu starego świadectwa.

Co grozi pracodawcy za niewydanie świadectwa?

Niewydanie świadectwa pracy w terminie jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika. Pracodawca może ponieść następujące konsekwencje:

• Grzywna od 1 000 do 30 000 zł nałożona w związku z naruszeniem praw pracownika.
• Kontrola i działania Państwowej Inspekcji Pracy, jeżeli sprawa zostanie zgłoszona lub ujawniona podczas kontroli.
• Roszczenie pracownika o odszkodowanie, jeżeli brak dokumentu albo jego błędna treść spowodowały konkretną szkodę, na przykład uniemożliwiły podjęcie pracy.
• Żądanie wydania świadectwa przed sądem pracy, gdy pracodawca nadal nie wykonuje obowiązku.

Najważniejsze rozróżnienie jest proste: świadectwo pracy wydaje się w dniu ustania zatrudnienia, a 7 dni to termin na doręczenie go w wyjątkowej sytuacji, gdy wydanie osobiste nie było możliwe.

Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi indywidualnej porady prawnej.