Co zawiera świadectwo pracy? Wszystkie niezbędne informacje

Świadectwo pracy zawiera wyłącznie informacje określone w przepisach prawa pracy, przede wszystkim w art. 97 Kodeksu pracy i rozporządzeniu w sprawie świadectwa pracy. Pracodawca wydaje je co do zasady w dniu ustania stosunku pracy, bez wniosku pracownika. Dokument jest oświadczeniem wiedzy o przebiegu zatrudnienia, dlatego nie może zawierać subiektywnych ocen ani dowolnych komentarzy.

Jakie informacje musi zawierać świadectwo pracy?

Zakres dokumentu obejmuje dane potrzebne do ustalenia uprawnień pracowniczych oraz uprawnień z ubezpieczeń społecznych. W świadectwie pracy powinny znaleźć się:

• okres lub okresy zatrudnienia oraz rodzaj wykonywanej pracy,
• wymiar czasu pracy, w tym wymiar etatu obowiązujący w poszczególnych okresach zatrudnienia,
• zajmowane stanowiska albo pełnione funkcje,
• tryb i podstawa prawna rozwiązania umowy albo podstawa prawna jej wygaśnięcia, a przy rozwiązaniu za wypowiedzeniem także wskazanie strony, która złożyła oświadczenie,
• okres, za który przysługuje odszkodowanie z powodu skrócenia okresu wypowiedzenia na podstawie art. 36¹ § 1 Kodeksu pracy,
• urlop wypoczynkowy przysługujący i wykorzystany w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy,
• wykorzystany urlop bezpłatny wraz z podstawą prawną jego udzielenia,
• wykorzystany urlop ojcowski, rodzicielski i wychowawczy, a w przypadkach wymaganych przepisami także podstawy prawne ich udzielenia,
• wykorzystany urlop opiekuńczy oraz zwolnienia od pracy związane z działaniem siły wyższej,
• zwolnienia od pracy z powodu opieki nad dzieckiem na podstawie art. 188 Kodeksu pracy, wykorzystane w roku ustania zatrudnienia,
• liczba dni, za które pracownik otrzymał wynagrodzenie na podstawie art. 92 Kodeksu pracy, oraz dni, za które zachował lub nie zachował prawa do wynagrodzenia,
• liczba dni okazjonalnej pracy zdalnej wykonanej w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy,
• wykorzystane dodatkowe urlopy oraz inne uprawnienia lub świadczenia przewidziane przepisami prawa pracy,
• okresy nieskładkowe przypadające w czasie zatrudnienia, które uwzględnia się przy ustalaniu prawa do emerytury lub renty,
• okres odbytej czynnej służby wojskowej lub jej form zastępczych,
• okres wykonywania pracy w szczególnych warunkach albo w szczególnym charakterze,
• informacje o zajęciu wynagrodzenia za pracę w postępowaniu egzekucyjnym,
• należności ze stosunku pracy uznane, lecz niezaspokojone do dnia ustania zatrudnienia z powodu braku środków finansowych pracodawcy,
• informacje o wykonywaniu pracy tymczasowej, jeżeli pracownik był zatrudniony w takim charakterze.

W dokumencie wskazuje się również inne dane wymagane do ustalenia uprawnień pracownika. Szczególnej uwagi wymaga sposób określenia trybu rozwiązania umowy. Nie wystarczy ogólne stwierdzenie, że zatrudnienie zakończyło się za wypowiedzeniem. Świadectwo powinno wskazywać właściwą podstawę prawną, a w określonych przypadkach także stronę, która rozwiązała umowę.

Co wpisuje się zawsze, a co tylko na wniosek?

Nie wszystkie informacje związane z zatrudnieniem trafiają do świadectwa pracy automatycznie. Rozporządzenie rozróżnia dane, które pracodawca musi zamieścić z urzędu, oraz informacje dodawane na wyraźny wniosek pracownika:

Na wniosek pracownika pracodawca może zatem uzupełnić świadectwo między innymi o wysokość i składniki wynagrodzenia oraz uzyskane kwalifikacje. Pracodawca nie powinien wpisywać takich danych z własnej inicjatywy, jeżeli przepisy przewidują ich zamieszczenie dopiero na żądanie.

Czego nie wolno wpisywać do świadectwa pracy?

Świadectwo pracy ma charakter faktograficzny. Pracodawca nie może umieszczać w nim ocen jakości pracy, komentarzy dotyczących charakteru pracownika, informacji o jego rzekomych zaletach ani negatywnych opinii. Zakaz obejmuje zarówno oceny korzystne, jak i niekorzystne.

Treść dokumentu powinna ograniczać się do danych przewidzianych przepisami. Pracodawca nie może też uzależnić wydania świadectwa od wcześniejszego rozliczenia pracownika, na przykład ze zwrotu sprzętu służbowego.

Co zrobić, gdy świadectwo pracy zawiera błąd?

Jeżeli dokument zawiera nieprawdziwe, niepełne lub pominięte informacje, pracownik może wystąpić do pracodawcy z wnioskiem o sprostowanie w ciągu 14 dni od otrzymania świadectwa pracy. W razie uwzględnienia wniosku pracodawca wydaje nowe świadectwo.

Jeśli pracodawca odmówi sprostowania, pracownik może skierować żądanie do sądu pracy w ciągu 14 dni od otrzymania zawiadomienia o odmowie. Jeżeli pracodawca nie przekaże takiego zawiadomienia, możliwość dochodzenia sprostowania przed sądem wynika z przepisów prawa pracy i nie zależy od otrzymania formalnej odmowy.

Po upływie 14 dni również można zwrócić się do pracodawcy o poprawienie dokumentu, choć w takim przypadku nie ma on obowiązku uwzględnienia spóźnionego wniosku. W razie niewydania świadectwa w terminie albo wydania dokumentu niezgodnego z przepisami pracownik może dochodzić także naprawienia szkody przed sądem pracy.

Świadectwo pracy powinno więc zawierać komplet obiektywnych danych o zatrudnieniu, urlopach, zwolnieniach i podstawie zakończenia umowy. Informacje o wynagrodzeniu i kwalifikacjach pojawiają się dopiero na wniosek pracownika, a oceny jego pracy nie powinny znaleźć się w dokumencie w żadnej formie.