Jak zgłosić urlop macierzyński? Poradnik krok po kroku
Urlop macierzyński zgłasza się pracodawcy, składając wniosek w formie papierowej albo elektronicznej. Pracodawca ma obowiązek go uwzględnić, jeśli dokument spełnia wymagania formalne. Wniosek o wypłatę zasiłku w wysokości 81,5% podstawy trzeba złożyć nie później niż w ciągu 21 dni od porodu.
Jak zgłosić urlop macierzyński krok po kroku?
- Ustal adresata wniosku – dokument składasz bezpośrednio pracodawcy, najczęściej w dziale kadr albo u osoby zajmującej się sprawami pracowniczymi.
- Wybierz formę złożenia – wniosek może mieć postać papierową lub elektroniczną. Przy wysyłce elektronicznej zachowaj potwierdzenie przekazania dokumentu.
- Wskaż podstawowe dane – podaj swoje imię i nazwisko, dane pracodawcy, dane dziecka, w tym imię, nazwisko i datę urodzenia, oraz okres, na jaki ma zostać udzielony urlop.
- Określ początek urlopu – jeżeli nie korzystałaś z urlopu przed porodem, urlop macierzyński rozpoczyna się w dniu porodu. Przed przewidywaną datą porodu można wykorzystać maksymalnie 6 tygodni urlopu.
- Dołącz wymagane dokumenty – podstawowym dokumentem jest odpis aktu urodzenia dziecka. W szczególnych sytuacjach pracodawca może potrzebować także zaświadczeń dotyczących hospitalizacji lub innych okoliczności wpływających na prawo do urlopu.
- Przekaż dokumenty i zachowaj dowód – przy wersji papierowej poproś o potwierdzenie wpływu na kopii. Przy wersji elektronicznej zachowaj wiadomość lub systemowe potwierdzenie wysyłki.
Wniosek powinien jasno wskazywać, od kiedy i przez jaki okres chcesz korzystać z urlopu. Wymiar urlopu macierzyńskiego wynosi od 20 do 37 tygodni, zależnie od liczby dzieci urodzonych przy jednym porodzie.
Przed wysłaniem dokumentów sprawdź, czy masz przygotowany komplet:
- wniosek o udzielenie urlopu macierzyńskiego,
- odpis aktu urodzenia dziecka,
- oświadczenie dotyczące sposobu pobierania zasiłku, jeżeli chcesz skorzystać z wariantu 81,5%,
- zaświadczenie lub inny dokument potwierdzający szczególną sytuację, jeżeli wpływa ona na przejęcie albo przerwanie urlopu.
Terminy składania wniosków
Najważniejszy termin zależy od tego, czy składasz zwykły wniosek o urlop, czy także deklarujesz sposób wypłaty zasiłku. Poniższe zestawienie obejmuje najczęściej stosowane terminy:
| Rodzaj wniosku | Termin | Podstawa prawna i uwagi |
|---|---|---|
| Wniosek o urlop macierzyński po porodzie | Bez zbędnej zwłoki, po urodzeniu dziecka | Urlop rozpoczyna się w dniu porodu, jeśli nie był wykorzystywany przed porodem |
| Wniosek o zasiłek 81,5% za urlop macierzyński i rodzicielski | Do 21 dni od porodu | Spóźnienie oznacza rozliczenie zasiłku według zasad właściwych dla poszczególnych urlopów |
| Wniosek matki o rezygnację z części urlopu | Co najmniej 7 dni przed powrotem do pracy | Matka musi wykorzystać po porodzie co najmniej 14 tygodni, a pozostałą część przejmuje uprawniony rodzic lub członek rodziny |
| Wniosek ojca lub innego członka rodziny o przejęcie części urlopu | Co najmniej 14 dni przed rozpoczęciem urlopu | Do wniosku dołącza się dokumenty potwierdzające prawo do przejęcia urlopu |
Kto wypłaca zasiłek macierzyński?
Za czas urlopu macierzyńskiego przysługuje zasiłek macierzyński. Wysokość świadczenia zależy między innymi od wybranego sposobu korzystania z urlopu i terminu złożenia wniosku.
Wniosek o zasiłek możesz przekazać pracodawcy, który następnie przekazuje dokumenty do właściwego płatnika. To, kto wypłaca świadczenie, zależy od liczby osób zgłoszonych przez firmę do ubezpieczenia chorobowego:
- pracodawca zgłaszający do ubezpieczenia chorobowego więcej niż 20 osób co do zasady wypłaca zasiłek pracownikom,
- ZUS wypłaca zasiłek, gdy płatnik składek zgłasza do ubezpieczenia chorobowego nie więcej niż 20 osób,
- przy rozliczeniu przez ZUS pracodawca przekazuje wymagane zaświadczenie płatnika składek, zwykle formularz Z-3 dla pracownika.
Standardowo zasiłek za okres urlopu macierzyńskiego wynosi 100% podstawy wymiaru. Jeżeli pracownica złoży wniosek nie później niż w ciągu 21 dni od porodu, miesięczny zasiłek za okres urlopu macierzyńskiego i rodzicielskiego może wynosić 81,5% podstawy. Nieprzenoszalna 9-tygodniowa część urlopu rodzicielskiego jest rozliczana według odrębnej stawki.
Spóźnienie z wnioskiem o wariant 81,5% może pozbawić prawa do wypłaty w tej wysokości za cały łączony okres. Dlatego dokument dotyczący sposobu pobierania zasiłku warto przekazać razem z wnioskiem o urlop, o ile wszystkie dane są już dostępne.
Kiedy część urlopu może przejąć ojciec lub członek rodziny?
Matka nie może zrzec się całego urlopu macierzyńskiego. Po wykorzystaniu co najmniej 14 tygodni po porodzie może jednak zrezygnować z pozostałej części, jeśli urlop przejmie ojciec wychowujący dziecko albo uprawniony członek najbliższej rodziny.
Przejęcie części urlopu może być możliwe w szczególności w następujących sytuacjach:
- matka rezygnuje z pozostałej części urlopu po wykorzystaniu minimum 14 tygodni po porodzie,
- matka przebywa w szpitalu lub innym zakładzie leczniczym i nie może sprawować osobistej opieki nad dzieckiem,
- matka zmarła,
- matka porzuciła dziecko albo ma orzeczenie o niezdolności do samodzielnej egzystencji.
W zależności od sytuacji do wniosku trzeba dołączyć między innymi odpis aktu urodzenia dziecka, oświadczenie matki, kopię jej wniosku o rezygnację z urlopu albo zaświadczenie ze szpitala. Pracodawca udziela części urlopu osobie uprawnionej, jeśli wniosek i dokumenty potwierdzają spełnienie warunków.
Urlop macierzyński jest regulowany przede wszystkim przez Kodeks pracy, a zasady wypłaty zasiłku określa ustawa o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa.
Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. W przypadku nietypowej sytuacji, problemów z dokumentami lub sporu z pracodawcą warto skonsultować się z Państwową Inspekcją Pracy albo prawnikiem.
