Urlop okolicznościowy po śmierci teścia – jakie dokumenty złożyć?
Po śmierci teścia pracownikowi zatrudnionemu na podstawie umowy o pracę przysługuje 1 dzień płatnego urlopu okolicznościowego. Pracodawca może poprosić o dokument potwierdzający zdarzenie, najczęściej odpis aktu zgonu, ale przepisy nie wskazują zamkniętej listy dokumentów ani jednego obowiązkowego wzoru wniosku.
Czy po śmierci teścia przysługuje urlop okolicznościowy?
Tak. Zgodnie z § 15 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy, pracownik ma prawo do 1 dnia zwolnienia od pracy z zachowaniem wynagrodzenia w razie zgonu i pogrzebu teścia.
Urlop okolicznościowy jest płatny. Wynagrodzenie za ten dzień ustala się na zasadach stosowanych przy wynagrodzeniu za urlop wypoczynkowy. Uprawnienie dotyczy pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, niezależnie od wymiaru etatu.
Jakie dokumenty złożyć?
Urlop udzielany jest na wniosek pracownika, a jego forma może wynikać z regulaminu pracy lub firmowej procedury kadrowej. Pracodawca może żądać potwierdzenia, że doszło do zdarzenia uzasadniającego wolne. Prawo pracy nie wskazuje jednak jednego obowiązkowego dokumentu.
W praktyce przydatne mogą być:
- Wniosek o urlop okolicznościowy – z datą planowanej nieobecności i informacją, że chodzi o śmierć oraz pogrzeb teścia.
- Odpis aktu zgonu – najczęściej stosowany dokument potwierdzający śmierć.
- Zaświadczenie związane z organizacją pogrzebu – jeżeli taki dokument potwierdza datę lub fakt pogrzebu.
- Inny dokument urzędowy – jeżeli potwierdza zdarzenie i pozwala ustalić, że dotyczy ono teścia pracownika.
Jeżeli akt zgonu nie jest dostępny w chwili składania wniosku, należy poinformować o tym pracodawcę i zadeklarować dostarczenie dokumentu później. Dokument można przekazać po ustaniu przeszkody, gdy tylko będzie możliwe jego uzyskanie. Brak potwierdzenia mimo wezwania pracodawcy może jednak spowodować problemy z usprawiedliwieniem nieobecności.
Jak zgłosić urlop?
Wniosek należy złożyć tak szybko, jak pozwala na to sytuacja. Jeżeli firma korzysta z elektronicznego systemu HR, wniosek składa się w systemie. W innych przypadkach może być wymagany formularz papierowy albo wiadomość e-mail zgodna z wewnętrzną procedurą.
Przy zgłoszeniu trzeba wskazać konkretny dzień wolny. Urlop nie musi przypadać dokładnie w dniu śmierci. Powinien jednak pozostawać w bezpośrednim związku ze zdarzeniem, na przykład obejmować dzień pogrzebu albo czas potrzebny na załatwienie formalności. Nie jest to dodatkowy dzień wolny, który można wykorzystać w dowolnym terminie w ciągu roku.
W praktyce procedura wygląda następująco:
- Zgłoś pracodawcy lub przełożonemu potrzebę nieobecności.
- Złóż wniosek w formie wymaganej w zakładzie pracy.
- Wskaż dzień, który ma związek z pogrzebem lub formalnościami.
- Dostarcz akt zgonu albo inny wymagany dokument, od razu lub po jego uzyskaniu.
Jaka jest rola pracodawcy?
Pracodawca nie ustala samodzielnie ustawowego wymiaru tego zwolnienia. Jeżeli spełnione są warunki określone w przepisach, powinien udzielić pracownikowi 1 dnia urlopu okolicznościowego na jego wniosek. Może natomiast zweryfikować, czy zdarzenie rzeczywiście nastąpiło, oraz określić techniczny sposób składania wniosków i dokumentów.
Notatka ekspercka: w nagłej sytuacji najważniejsze jest szybkie poinformowanie przełożonego o nieobecności. Formalności można uzupełnić później, jeżeli dokument potwierdzający śmierć nie jest jeszcze dostępny. Sprawdź przy tym regulamin pracy albo skontaktuj się z działem HR, aby ustalić, czy firma wymaga papierowego wniosku, zgłoszenia w systemie lub dokumentu do wglądu.
Jeżeli pracodawca kwestionuje uprawnienie mimo złożenia wniosku i przedstawienia potwierdzenia zdarzenia, można poprosić o wskazanie konkretnej podstawy odmowy oraz skonsultować sprawę z działem kadr, związkiem zawodowym albo Państwową Inspekcją Pracy.
Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi indywidualnej porady prawnej. W przypadku sporu z pracodawcą warto skonsultować sytuację ze specjalistą prawa pracy.
