Kiedy przepada zaległy urlop?

Nie, zaległy urlop nie przepada automatycznie z końcem roku ani 30 września. Urlop niewykorzystany w roku, za który przysługuje, przechodzi na kolejny rok, a pracodawca powinien udzielić go najpóźniej do 30 września. Dopiero po upływie trzyletniego terminu przedawnienia roszczenie o urlop może zostać skutecznie dochodzone.

Co oznacza, że urlop jest zaległy?

Urlop wypoczynkowy powinien zostać wykorzystany w roku kalendarzowym, w którym pracownik nabył do niego prawo. Jeżeli do końca grudnia pozostaną niewykorzystane dni, nie znikają one 1 stycznia. W kolejnym roku stają się urlopem zaległym.

Zgodnie z art. 168 Kodeksu pracy pracodawca ma obowiązek udzielić takiego urlopu najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego. Ten termin dotyczy przede wszystkim obowiązku pracodawcy. Jego przekroczenie nie powoduje automatycznej utraty dni wolnych przez pracownika.

Kiedy zaległy urlop się przedawnia?

Trzeba odróżnić termin 30 września od przedawnienia. Pierwszy wyznacza najpóźniejszy termin udzielenia zaległego urlopu. Drugi dotyczy możliwości dochodzenia roszczenia. Na podstawie art. 291 § 1 Kodeksu pracy roszczenia ze stosunku pracy przedawniają się po upływie 3 lat od dnia, w którym stały się wymagalne.

W przypadku zaległego urlopu przyjmuje się, że bieg tego terminu rozpoczyna się po upływie terminu na jego udzielenie, czyli po 30 września następnego roku. Oznacza to, że urlop nie przepada od razu po tej dacie, ale po przedawnieniu pracownik może stracić możliwość skutecznego dochodzenia jego udzielenia.

Przykładowo, niewykorzystany urlop za 2024 r. powinien zostać udzielony do 30 września 2025 r. Samo przekroczenie tej daty nie odbiera pracownikowi prawa do urlopu. Jeżeli jednak roszczenie nie zostanie zrealizowane przed upływem trzyletniego terminu, może się przedawnić.

30 września to termin dla pracodawcy na udzielenie zaległego urlopu, a nie data, w której pracownik automatycznie traci swoje dni wolne.

Co może zrobić pracodawca?

Pracodawca odpowiada za organizację pracy w sposób, który pozwala udzielić urlopu w ustawowym terminie. Jeżeli zaległy urlop nie został wykorzystany, może wyznaczyć pracownikowi termin jego rozpoczęcia także bez jego zgody. Dotyczy to również sytuacji, gdy pracownik sam nie składa wniosku urlopowego.

Najważniejsze zasady dotyczące odpowiedzialności i uprawnień pracodawcy są następujące:

• Może jednostronnie udzielić zaległego urlopu – pracownik co do zasady nie może odmówić rozpoczęcia urlopu wyznaczonego przez pracodawcę.
• Powinien dopilnować terminu 30 września – brak udzielenia urlopu może zostać uznany za wykroczenie przeciwko prawom pracownika.
• Może grozić mu grzywna od 1000 do 30 000 zł – sankcja może być zastosowana za naruszenie przepisów o urlopie wypoczynkowym.
• Pracownik nie traci urlopu z powodu zaniedbania pracodawcy – przekroczenie terminu nie powinno działać na jego niekorzyść przed upływem terminu przedawnienia.

Państwowa Inspekcja Pracy może kontrolować przestrzeganie przepisów dotyczących urlopów. Jeżeli pracownik nadal pozostaje w zatrudnieniu, może wystąpić o udzielenie zaległego urlopu, a w razie sporu dochodzić swoich praw przed sądem pracy.

Co dzieje się z urlopem przy rozwiązaniu umowy?

Zaległego urlopu nie można przenieść do nowego pracodawcy. W okresie wypowiedzenia dotychczasowy pracodawca może zobowiązać pracownika do wykorzystania zarówno bieżącego, jak i zaległego urlopu.

Jeżeli przed zakończeniem zatrudnienia urlop nie zostanie wykorzystany, pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny za niewykorzystane dni. Dotyczy to także urlopu zaległego. Ekwiwalent jest wypłacany przy rozwiązaniu albo wygaśnięciu stosunku pracy, ponieważ w trakcie trwania umowy urlopu nie można dobrowolnie zamienić na pieniądze.

Najważniejsza zasada

Zaległy urlop nie przepada 1 stycznia ani 30 września. Do 30 września następnego roku pracodawca powinien go udzielić, a później przez trzy lata pracownik może dochodzić realizacji swojego prawa, o ile nie wystąpiły szczególne okoliczności wpływające na bieg przedawnienia. Dopiero przedawnienie roszczenia powoduje, że wykorzystanie urlopu może stać się prawnie niemożliwe.

Treść ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. W indywidualnej sprawie, zwłaszcza dotyczącej terminu przedawnienia, warto skonsultować się z prawnikiem lub Państwową Inspekcją Pracy.