Urlop na żądanie – co to jest i komu przysługuje?

Urlop na żądanie to szczególny tryb wykorzystania urlopu wypoczynkowego. Pracownik może zgłosić w ten sposób maksymalnie 4 dni wolnego w roku kalendarzowym, ale nie otrzymuje dodatkowej puli dni i nie może rozpocząć nieobecności bez zgody pracodawcy.

Czym jest urlop na żądanie?

Zasady urlopu na żądanie określa art. 167² Kodeksu pracy. Rozwiązanie dotyczy pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, którzy chcą skorzystać z urlopu wypoczynkowego bez wcześniejszego ujęcia terminu w planie urlopów.

Wymiar wynosi nie więcej niż 4 dni w każdym roku kalendarzowym. Te dni są częścią zwykłego urlopu wypoczynkowego, a nie dodatkowym zwolnieniem od pracy. Przy puli 20 dni urlopu pracownik może więc wykorzystać 4 dni w trybie „na żądanie” i 16 dni w zwykłym trybie. Przy wymiarze 26 dni pozostaje odpowiednio 22 dni.

Najważniejsze zasady

Urlop na żądanie ma odrębny sposób zgłaszania, ale pod względem rozliczenia pozostaje urlopem wypoczynkowym. Najważniejsze reguły są następujące:

• Limit wynosi 4 dni w roku kalendarzowym, niezależnie od stażu pracy, wymiaru etatu i liczby kolejnych pracodawców w tym samym roku.
• Urlop jest płatny tak samo jak urlop wypoczynkowy, czyli pracownik otrzymuje wynagrodzenie urlopowe.
• Można wykorzystać go jednorazowo albo podzielić na kilka terminów, na przykład na cztery pojedyncze dni.
• Niewykorzystany limit nie przechodzi na kolejny rok jako urlop na żądanie. Od 1 stycznia pracownik otrzymuje nowy limit 4 dni, a niewykorzystana część wcześniejszej puli zachowuje charakter zaległego urlopu wypoczynkowego.
• Pracownik co do zasady nie musi podawać przyczyny, dla której chce skorzystać z tego trybu.

Prawo do urlopu na żądanie wiąże się z nabyciem prawa do urlopu wypoczynkowego. Przy pierwszym zatrudnieniu w życiu pracownik nabywa je stopniowo, po upływie każdego miesiąca pracy, więc może skorzystać z urlopu na żądanie w zakresie już nabytego urlopu. Przy zmianie pracodawcy w tym samym roku limit 4 dni nie odnawia się.

Jak zgłosić urlop na żądanie?

Żądanie należy zgłosić najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu, przed planowaną godziną rozpoczęcia pracy. Sąd Najwyższy wskazał, że zgłoszenie powinno dotrzeć do pracodawcy lub osoby uprawnionej do udzielania urlopów przed rozpoczęciem pracy wynikającym z rozkładu czasu pracy.

Przepisy nie narzucają jednej formy zgłoszenia. Trzeba jednak sprawdzić regulamin pracy lub przyjętą w firmie procedurę. Samo przekazanie informacji o planowanej nieobecności nie oznacza jeszcze udzielenia urlopu. Procedura wygląda następująco:

1. Skontaktuj się z pracodawcą, przełożonym albo działem kadr przed rozpoczęciem pracy.
2. Zgłoś konkretny termin i liczbę dni urlopu.
3. Użyj formy wymaganej w firmie, na przykład telefonu, e-maila, SMS-a lub systemu kadrowego.
4. Poczekaj na wyraźną zgodę pracodawcy przed rozpoczęciem nieobecności.

Telefon, e-mail lub SMS mogą służyć do złożenia żądania, ale żadna z tych form nie jest automatyczną zgodą. Pracownik, który wysłał wiadomość i nie otrzymał akceptacji, nie powinien samodzielnie uznać, że urlop został udzielony. Rozpoczęcie wolnego bez zgody może zostać zakwalifikowane jako nieusprawiedliwiona nieobecność, a w poważnych przypadkach jako ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych.

Urlop na żądanie a siła wyższa

Urlop na żądanie i zwolnienie od pracy z powodu siły wyższej służą innym celom. Pierwszy z nich nie wymaga wskazania przyczyny i korzysta z puli urlopu wypoczynkowego. Drugi można zastosować tylko w określonych, pilnych sytuacjach rodzinnych lub wypadkowych.

Czy pracodawca może odmówić?

Co do zasady pracodawca powinien uwzględnić prawidłowo zgłoszone żądanie, ale jego obowiązek nie ma charakteru bezwzględnego. Zgodnie ze stanowiskiem Sądu Najwyższego, wyrażonym między innymi w wyroku z 28 października 2009 r. (II PK 123/09), odmowa może być uzasadniona szczególnymi okolicznościami, gdy obecność pracownika jest konieczna dla ochrony ważnego interesu pracodawcy.

Uzasadnienie odmowy może wiązać się z realnym zagrożeniem normalnego funkcjonowania zakładu. W szczególności chodzi o sytuacje, w których:

• nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenie ciągłości pracy lub zatrzymanie procesu, za który odpowiada,
• występują wyjątkowe braki kadrowe, a zastępstwo nie jest możliwe,
• kilku pracowników zgłasza urlop jednocześnie, co może wskazywać na skoordynowaną absencję zagrażającą funkcjonowaniu firmy,
• pracownik pełni funkcję lub wykonuje zadania, których nie można pilnie przekazać innej osobie.

Odmowa powinna wynikać z konkretnych, szczególnych okoliczności, a nie z arbitralnego przekonania, że pracodawca nie lubi urlopów zgłaszanych w ostatniej chwili. W razie sporu dotyczącego odmowy albo nieusprawiedliwionej nieobecności znaczenie mają dokumenty, sposób zgłoszenia oraz rzeczywiste potrzeby zakładu pracy.

FAQ – najczęstsze pytania

Czy urlop na żądanie jest dodatkowym urlopem?

Nie. To maksymalnie 4 dni wydzielone z urlopu wypoczynkowego. Wykorzystanie ich zmniejsza liczbę dni, które można przeznaczyć na zwykły wypoczynek.

Czy urlop na żądanie przechodzi na kolejny rok?

Nie jako urlop na żądanie. Niewykorzystany limit 4 dni nie zwiększa limitu w kolejnym roku. Niewykorzystane dni urlopu wypoczynkowego mogą jednak stać się urlopem zaległym na zasadach ogólnych.

Czy urlop na żądanie przysługuje w pierwszej pracy?

Tak, ale dopiero w zakresie nabytego prawa do urlopu wypoczynkowego. Osoba podejmująca pierwszą pracę nabywa urlop stopniowo, po każdym miesiącu pracy. Pracownik zmieniający pracodawcę może korzystać z pozostałego limitu, jeśli nie wykorzystał go wcześniej w tym samym roku.

Czy trzeba podać powód?

Nie. Przepisy nie wymagają wskazania przyczyny skorzystania z urlopu na żądanie. Pracodawca musi jednak otrzymać samo żądanie i udzielić urlopu przed rozpoczęciem nieobecności.

Czy wysłanie SMS-a oznacza zgodę na urlop?

Nie. SMS może być prawidłową formą zgłoszenia, jeżeli dopuszczają ją zasady obowiązujące w firmie, ale nie zastępuje decyzji pracodawcy. Bez uzyskania zgody pozostanie w domu może zostać uznane za nieusprawiedliwioną nieobecność.

Najważniejsze jest rozróżnienie między zgłoszeniem żądania a udzieleniem urlopu. Urlop na żądanie daje możliwość szybkiego wykorzystania części urlopu wypoczynkowego, ale nie pozwala samodzielnie rozpocząć nieobecności bez akceptacji pracodawcy.

Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. W przypadku sporu z pracodawcą warto skonsultować się z prawnikiem specjalizującym się w prawie pracy.