Praca zdalna okazjonalna – czy pracodawca może odmówić?
Tak, pracodawca może odmówić zgody na okazjonalną pracę zdalną. Wniosek pracownika nie jest wiążący, a przepisy nie wymagają, aby firma podawała formalne uzasadnienie odmowy. Decyzja nie może jednak naruszać zasady równego traktowania ani zakazu dyskryminacji.
Co oznacza okazjonalna praca zdalna?
Praca zdalna okazjonalna jest uregulowana w art. 6733 Kodeksu pracy. Pracownik może złożyć wniosek w postaci papierowej lub elektronicznej i wykonywać obowiązki poza stałym miejscem pracy przez maksymalnie 24 dni w roku kalendarzowym.
Ten tryb nie działa jednak jak urlop na żądanie. Samo złożenie wniosku nie daje pracownikowi gwarancji, że będzie mógł pracować z domu. Potrzebna jest zgoda pracodawcy, który ocenia wniosek z uwzględnieniem organizacji pracy i potrzeb firmy.
Pracownik nie musi uzasadniać wniosku, choć wskazanie przyczyny może ułatwić rozmowę z przełożonym. Przykładem może być jednorazowa opieka nad członkiem rodziny albo pobyt w innej miejscowości, jeżeli wykonywanie obowiązków poza biurem jest możliwe.
Praca zdalna okazjonalna a standardowa – najważniejsze różnice
Odmienna ocena wniosku wynika z tego, że okazjonalna praca zdalna nie jest tym samym co stała lub hybrydowa organizacja pracy uzgodniona z pracodawcą. Najważniejsze różnice przedstawia tabela:
| Cecha | Praca zdalna okazjonalna | Standardowa praca zdalna |
|---|---|---|
| Limit dni | Maksymalnie 24 dni w roku kalendarzowym | Brak takiego limitu, jeśli praca zdalna została uzgodniona jako stała lub hybrydowa |
| Charakter wniosku | Wniosek pracownika nie wiąże pracodawcy | Warunki wynikają z uzgodnienia stron, regulaminu lub porozumienia |
| Koszty i sprzęt | Co do zasady pracodawca nie ma obowiązku zapewnienia sprzętu ani zwrotu kosztów energii i usług telekomunikacyjnych | Pracodawca co do zasady zapewnia narzędzia pracy i pokrywa albo rekompensuje koszty określone w przepisach |
| Podstawa prawna | Art. 6733 Kodeksu pracy | Przepisy o uzgodnionej pracy zdalnej, w szczególności art. 6719 i następne Kodeksu pracy |
W przypadku standardowej pracy zdalnej znaczenie mogą mieć także szczególne uprawnienia pracownika. Dotyczy to między innymi pracownicy w ciąży, pracownika wychowującego dziecko do ukończenia 4. roku życia oraz osób opiekujących się członkiem rodziny z niepełnosprawnością. Przy takim wniosku odmowa jest możliwa tylko wtedy, gdy nie pozwala na to rodzaj pracy albo organizacja pracy, a pracodawca powinien podać przyczynę w terminie 7 dni roboczych.
Te szczególne zasady dotyczą standardowej pracy zdalnej, a nie automatycznie każdego wniosku o pracę okazjonalną. Nie można więc traktować 24 dni okazjonalnej pracy zdalnej jako dodatkowego, bezwarunkowego uprawnienia.
Dlaczego pracodawca może odmówić?
Przepisy nie wymagają uzasadnienia odmowy wniosku o okazjonalną pracę zdalną. W praktyce decyzja może wynikać z bieżących potrzeb organizacyjnych, zwłaszcza gdy obecność pracownika w siedzibie firmy jest potrzebna danego dnia.
Do typowych powodów odmowy należą:
- Ważne spotkania stacjonarne – udział pracownika w spotkaniu z klientem, szkoleniu, audycie lub naradzie zespołu.
- Dostęp do fizycznych zasobów firmy – konieczność korzystania ze specjalistycznych urządzeń, dokumentacji papierowej albo archiwum.
- Braki kadrowe w zespole – nieobecność innych osób, która utrudnia zapewnienie obsady lub ciągłości pracy.
- Charakter obowiązków – zadania, których nie da się wykonać poza miejscem pracy albo których wykonanie wymaga bezpośredniej obecności.
Pracodawca nie powinien jednak stosować odmowy w sposób dowolny lub odwetowy. Zgodnie z art. 183a Kodeksu pracy pracownicy znajdujący się w porównywalnej sytuacji powinni być traktowani według tych samych kryteriów. Nie można akceptować wniosków jednej osoby, a odmawiać innym wykonującym podobną pracę wyłącznie z powodu cechy prawnie chronionej.
Brak obowiązku uzasadnienia odmowy nie oznacza prawa do dyskryminującego różnicowania pracowników.
Znaczenie może mieć również art. 8 Kodeksu pracy. Nie wolno korzystać z uprawnień w sposób sprzeczny ze społeczno-gospodarczym przeznaczeniem prawa lub zasadami współżycia społecznego. Jeżeli pracodawca bez obiektywnej przyczyny konsekwentnie utrudnia korzystanie z okazjonalnej pracy zdalnej tylko wybranym osobom, pracownik może zakwestionować takie działanie.
Jak zwiększyć szansę na zgodę?
Przepisy nie wskazują ogólnego terminu, w którym trzeba złożyć wniosek. W interesie pracownika jest jednak przekazanie go z wyprzedzeniem. Przełożony ma wtedy więcej możliwości przeorganizowania spotkań, obsady i zadań.
Wniosek powinien jasno wskazywać dzień lub dni pracy zdalnej oraz miejsce jej wykonywania. Krótkie wyjaśnienie potrzeby nie jest obowiązkowe, ale może pokazać, że chodzi o incydentalną sytuację, a nie próbę stałej zmiany organizacji pracy. Pomaga też wcześniejsze ustalenie, jak pracownik będzie dostępny i w jaki sposób przekaże rezultaty zadań.
Pracodawca powinien prowadzić ewidencję wykorzystanych dni, ponieważ limit 24 dni dotyczy roku kalendarzowego i niewykorzystana pula nie przechodzi na kolejny rok. Jeżeli odmowa powtarza się wyłącznie wobec jednego pracownika lub wiąże się z jego sytuacją rodzinną, warto zachować wnioski i korespondencję. W razie podejrzenia dyskryminacji pomocna może być konsultacja z prawnikiem prawa pracy albo Państwową Inspekcją Pracy.
Praca zdalna okazjonalna nie jest prawem na żądanie. Pracodawca może odmówić jej udzielenia bez formalnego uzasadnienia, ale powinien stosować jednolite, niedyskryminujące zasady wobec osób w podobnej sytuacji.
Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi indywidualnej porady prawnej.
