Praca zdalna – co to znaczy i na czym polega?
Praca zdalna to wykonywanie obowiązków zawodowych całkowicie albo częściowo poza siedzibą pracodawcy, w miejscu uzgodnionym z pracownikiem. Może mieć stały, hybrydowy charakter albo być rozwiązaniem incydentalnym. W tym drugim przypadku pracownik może wnioskować o maksymalnie 24 dni pracy zdalnej w roku kalendarzowym, ale pracodawca nie musi uwzględnić takiego wniosku.
Czym jest praca zdalna w świetle prawa?
Od 7 kwietnia 2023 r. praca zdalna jest uregulowana w Kodeksie pracy. Polega na wykonywaniu pracy całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą. Może to być między innymi adres zamieszkania pracownika, ale także inne miejsce, jeśli obie strony zaakceptują takie rozwiązanie.
Praca zdalna może być wykonywana w pełnym wymiarze poza biurem albo w systemie hybrydowym, czyli naprzemiennie w domu i w siedzibie firmy. W standardowej formie zasady jej wykonywania powinny wynikać z porozumienia ze związkami zawodowymi, regulaminu albo indywidualnych ustaleń z pracownikiem.
Praca zdalna standardowa a okazjonalna – czym się różnią?
Okazjonalna praca zdalna nie jest tym samym co stała praca z domu ani typowy model hybrydowy. Ma służyć doraźnym potrzebom pracownika, a przepisy upraszczają w jej przypadku część formalności i ograniczają obowiązki pracodawcy.
| Cecha | Praca zdalna standardowa lub hybrydowa | Okazjonalna praca zdalna |
|---|---|---|
| Wymiar | Może być stała, częściowa albo wykonywana według ustalonego harmonogramu. | Maksymalnie 24 dni w roku kalendarzowym. |
| Wniosek | Wymaga uzgodnienia zasad pracy zdalnej między stronami. | Pracownik składa wniosek papierowo albo elektronicznie. |
| Zgoda pracodawcy | Zależy od podstawy i warunków uzgodnienia pracy zdalnej. | Pracodawca może odmówić bez obowiązku podawania przyczyny. |
| Sprzęt i koszty | Pracodawca co do zasady zapewnia sprzęt oraz pokrywa niezbędne koszty pracy zdalnej. | Pracodawca nie ma ustawowego obowiązku zapewnienia sprzętu ani zwrotu kosztów energii czy usług telekomunikacyjnych. |
| Regulamin | Zasady pracy zdalnej określa się w porozumieniu, regulaminie albo ustaleniach z pracownikiem. | Do zastosowania tej formy nie jest potrzebny regulamin pracy zdalnej. |
Na czym polega okazjonalna praca zdalna?
Okazjonalna praca zdalna ma charakter incydentalny i jest wykonywana wyłącznie z inicjatywy pracownika. Można o nią wystąpić na przykład wtedy, gdy trzeba doraźnie zaopiekować się członkiem rodziny, załatwić sprawy osobiste w innej miejscowości albo zorganizować pracę w związku z nagłą sytuacją rodzinną.
Wniosek może mieć postać papierową lub elektroniczną. Pracownik nie musi go uzasadniać, ale samo złożenie wniosku nie oznacza, że pracodawca ma obowiązek wyrazić zgodę. To najważniejsza różnica między możliwością wystąpienia o pracę okazjonalną a prawem do jej otrzymania.
Limit wynosi 24 dni w roku kalendarzowym. Dni nie przelicza się na godziny i nie obniża proporcjonalnie, gdy pracownik przepracował tylko część roku. Limit dotyczy zatrudnienia u wszystkich pracodawców w danym roku, dlatego przy zmianie pracy wykorzystane wcześniej dni mają znaczenie.
Przy okazjonalnej pracy zdalnej nie trzeba zawierać szczegółowego porozumienia ani stosować wszystkich procedur przewidzianych dla stałej pracy zdalnej. Pracodawca nadal odpowiada jednak za bezpieczeństwo i higienę pracy oraz ochronę informacji. Z pracownikiem należy także ustalić zasady ewentualnej kontroli wykonywania pracy, przestrzegania BHP i ochrony danych osobowych.
Kiedy wniosek pracownika jest wiążący?
W określonych sytuacjach pracodawca powinien uwzględnić wniosek o pracę zdalną. Nie oznacza to jednak bezwzględnego prawa do pracy poza biurem. Odmowa jest możliwa, gdy wykonywanie pracy zdalnej nie jest możliwe ze względu na rodzaj pracy albo organizację pracy. W takim przypadku pracodawca powinien poinformować pracownika o przyczynie odmowy.
Wiążący wniosek może złożyć między innymi:
- pracownica w ciąży,
- pracownik wychowujący dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia,
- pracownik opiekujący się członkiem najbliższej rodziny albo inną osobą ze wspólnego gospodarstwa domowego posiadającą orzeczenie o niepełnosprawności lub znacznym stopniu niepełnosprawności,
- pracownik będący rodzicem dziecka z ciężką chorobą, niepełnosprawnością albo określonymi potrzebami edukacyjnymi wskazanymi w przepisach.
Ta zasada dotyczy standardowej pracy zdalnej, a nie okazjonalnej. Wniosek o okazjonalną pracę zdalną pozostaje niewiążący niezależnie od sytuacji osobistej pracownika, dlatego pracodawca może go nie zaakceptować.
Co najważniejsze w pracy zdalnej?
Praca zdalna jest stałym elementem Kodeksu pracy, ale jej forma zależy od ustaleń między pracownikiem a pracodawcą. Stała lub hybrydowa praca zdalna daje większą przewidywalność i wiąże się z pełniejszymi obowiązkami pracodawcy. Okazjonalna praca zdalna służy natomiast doraźnym potrzebom, jest ograniczona do 24 dni rocznie i wymaga zgody pracodawcy.
Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. W sprawach dotyczących indywidualnej sytuacji pracownika lub pracodawcy warto skonsultować się z prawnikiem specjalizującym się w prawie pracy.
