Od kiedy liczy się czas pracy?
Czas pracy rozpoczyna się wtedy, gdy pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub innym wyznaczonym miejscu i jest gotowy do niezwłocznego podjęcia obowiązków. Nie każda minuta spędzona na terenie firmy jest jednak czasem pracy. Czynności niezbędne, takie jak pobranie narzędzi, założenie wymaganej odzieży ochronnej czy zalogowanie do służbowego systemu, co do zasady podlegają wliczeniu. Kawa, prywatna rozmowa albo przebieranie się dla własnej wygody – zwykle nie.
Co oznacza pozostawanie w dyspozycji pracodawcy?
Podstawą oceny jest art. 128 § 1 Kodeksu pracy. Zgodnie z nim czasem pracy jest czas, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy.
Nie chodzi więc wyłącznie o moment rozpoczęcia faktycznej pracy przy komputerze, maszynie czy kliencie. Znaczenie ma także to, czy pracownik jest już gotowy do podjęcia obowiązków. Samo wejście do budynku, odbicie karty lub podpisanie listy obecności nie zawsze przesądza o rozpoczęciu czasu pracy. Z drugiej strony pracodawca nie powinien automatycznie pomijać czasu potrzebnego na czynności, bez których rozpoczęcie pracy jest niemożliwe.
Czy przebieranie się i logowanie to czas pracy?
Przepisy nie zawierają zamkniętej listy czynności przygotowawczych. Każdy przypadek ocenia się indywidualnie, przede wszystkim przez pryzmat celu danej czynności i jej związku z obowiązkami pracownika. Inaczej może wyglądać początek zmiany w biurze, a inaczej na produkcji, w magazynie czy w placówce medycznej.
Najważniejsze rozróżnienie dotyczy tego, czy czynność służy wykonaniu pracy i wynika z jej organizacji, wymogów BHP albo polecenia pracodawcy, czy przede wszystkim zapewnia pracownikowi prywatny komfort:
| Czynność | Czy wlicza się do czasu pracy? | Uzasadnienie |
|---|---|---|
| Logowanie do służbowych systemów | Zwykle tak | Jeżeli bez zalogowania pracownik nie może rozpocząć obowiązków, czynność jest związana z wykonywaniem pracy. |
| Założenie odzieży roboczej lub środków ochrony indywidualnej | Zwykle tak | Dotyczy odzieży i wyposażenia wymaganych przez rodzaj pracy, przepisy BHP albo organizację zakładu. |
| Pobranie narzędzi, sprzętu lub dokumentacji | Zwykle tak | Jest to niezbędne przygotowanie stanowiska do wykonania powierzonych zadań. |
| Dojście z bramy do szatni | Co do zasady nie | Samo przemieszczanie się po zakładzie nie musi oznaczać pozostawania w gotowości do wykonywania pracy. Wyjątkiem może być szczególna procedura związana z organizacją lub BHP. |
| Rozmowa przy kawie | Co do zasady nie | Jeżeli ma charakter prywatny i nie jest odprawą ani przekazywaniem informacji służbowych, służy interesowi pracownika. |
| Przebranie się w wygodniejszą odzież prywatną | Co do zasady nie | Czynność wykonywana dla własnej wygody nie jest tym samym co założenie obowiązkowej odzieży roboczej. |
Do czynności, które mogą być wliczane do czasu pracy, należą także obowiązkowe odprawy, zapoznanie się z raportem poprzedniej zmiany, uruchomienie lub przezbrojenie maszyny, przygotowanie stanowiska oraz sporządzenie raportu po zakończeniu pracy. Jeżeli pracownik ma obowiązek wykonać je w związku z organizacją pracy, nie są one zwykłym prywatnym przygotowaniem do dnia roboczego.
Państwowa Inspekcja Pracy wskazuje, że czas potrzebny na założenie wymaganej odzieży roboczej może być czasem pracy. Podobnie ocenia się inne czynności, które pracownik musi wykonać w zakładzie, aby bezpiecznie i zgodnie z poleceniem rozpocząć obowiązki. Nie oznacza to jednak, że każda osoba może dowolnie przedłużać przygotowanie. Liczy się rzeczywiście potrzebny czas, a nie czynności niezwiązane z pracą.
Co wynika z regulaminu pracy i orzecznictwa?
Regulamin pracy powinien doprecyzowywać, kiedy pracownik ma być gotowy do wykonywania obowiązków oraz które czynności organizacyjne wykonuje przed rozpoczęciem pracy. Może określać na przykład sposób pobierania narzędzi, obowiązkowe odprawy, logowanie do systemów czy zasady korzystania z odzieży ochronnej.
Takie postanowienia nie mogą jednak być sprzeczne z istotą art. 128 Kodeksu pracy. Pracodawca nie może samym zapisem w regulaminie wyłączyć z czasu pracy czynności, które są konieczne do wykonania obowiązków i odbywają się w interesie zakładu. Nie wystarczy więc przyjąć, że dniówka zaczyna się dopiero wtedy, gdy pracownik jest już przebrany, ma pobrane narzędzia i stoi przy stanowisku, jeżeli wszystkie te działania są obowiązkową częścią organizacji pracy.
W orzecznictwie Sądu Najwyższego wskazuje się, że czynności przygotowawcze mogą stanowić integralną część pracy. W postanowieniu z 21 maja 2021 r., I PK 152/18, analizowano między innymi pobranie sprzętu, zmianę odzieży roboczej, zapoznanie się z raportem i udział w obowiązkowych odprawach. Wnioski z orzeczenia nie tworzą jednak automatycznej reguły dla każdego stanowiska. Ostateczna ocena zależy od konkretnego stanu faktycznego.
Podobnie nie ma ogólnego przepisu nakazującego każdemu pracownikowi przychodzić 15 minut przed godziną rozpoczęcia pracy. Pracownik powinien pojawić się odpowiednio wcześnie, aby punktualnie rozpocząć obowiązki, ale czas potrzebny na przygotowanie może podlegać rozliczeniu, jeśli przygotowanie jest wymagane i pozostaje w bezpośrednim związku z pracą.
Co zrobić, gdy powstaje spór?
W pierwszej kolejności sprawdź regulamin pracy, informację o warunkach zatrudnienia, harmonogram oraz przyjęty sposób potwierdzania obecności. Zwróć uwagę, czy dokumenty opisują moment rozpoczęcia pracy i czynności wykonywane przed objęciem stanowiska.
Jeżeli pracodawca wymaga codziennego wykonywania określonych czynności przed godziną wskazaną w grafiku, warto poprosić o wyjaśnienie tej zasady na piśmie. Przydatne może być także prowadzenie własnej, rzetelnej ewidencji godzin i rodzaju wykonywanych czynności. Państwowa Inspekcja Pracy może udzielić informacji dotyczących stosowania przepisów, natomiast w sporze o wynagrodzenie lub nadgodziny wiążące rozstrzygnięcie może wydać sąd pracy.
Brak jasnych zapisów w regulaminie często prowadzi do sporów o kilka lub kilkanaście minut dziennie, które z czasem mogą mieć znaczenie przy rozliczaniu nadgodzin. Pracodawca nie może dowolnie pomijać niezbędnych czynności przygotowawczych, ale pracownik nie powinien wliczać do czasu pracy czynności wykonywanych wyłącznie dla własnej wygody.
Artykuł ma charakter wyłącznie informacyjny i nie stanowi porady prawnej ani opinii prawnej. Ocena konkretnej sytuacji zależy od rodzaju pracy, organizacji zakładu, treści regulaminu pracy oraz ustaleń faktycznych. W sprawie indywidualnego sporu warto skonsultować się z Państwową Inspekcją Pracy, związkiem zawodowym albo prawnikiem.
