Kiedy przysługuje urlop na żądanie? Zasady i wymogi

Urlop na żądanie przysługuje pracownikowi zatrudnionemu na podstawie umowy o pracę w wymiarze maksymalnie 4 dni w roku kalendarzowym. Nie jest to dodatkowe wolne, lecz część urlopu wypoczynkowego. Żądanie trzeba zgłosić najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu, przed planowaną godziną rozpoczęcia pracy, a nieobecność można rozpocząć dopiero po udzieleniu urlopu przez pracodawcę.

Czym jest urlop na żądanie?

Zasady korzystania z urlopu na żądanie określa art. 167² Kodeksu pracy. Przepis przyznaje pracownikowi prawo do wykorzystania nie więcej niż 4 dni urlopu w każdym roku kalendarzowym w terminie wskazanym przez pracownika.

Dni te wchodzą do puli urlopu wypoczynkowego. Jeżeli w danym roku przysługuje Ci 20 albo 26 dni urlopu wypoczynkowego, maksymalnie 4 z nich możesz wykorzystać w trybie „na żądanie”. Nie otrzymujesz więc dodatkowych dni wolnych, a niewykorzystana część tej puli nie zwiększa limitu w następnym roku. Na początku kolejnego roku limit ponownie wynosi 4 dni.

Urlop na żądanie dotyczy pracowników objętych przepisami Kodeksu pracy, przede wszystkim zatrudnionych na umowie o pracę. Przy umowie zlecenia albo umowie o dzieło takie uprawnienie nie wynika z ustawy, choć strony mogą ustalić podobne zasady w umowie.

Kto może skorzystać z urlopu na żądanie?

Prawo do tego urlopu powstaje wraz z nabyciem prawa do urlopu wypoczynkowego. Przy pierwszej pracy w życiu pracownik nabywa je stopniowo, po upływie każdego miesiąca pracy, w wymiarze 1/12 urlopu przysługującego po przepracowaniu pełnego roku. Może wtedy wykorzystać na żądanie tylko dni, do których już nabył prawo.

Przy zmianie pracodawcy limit nie odnawia się. Cztery dni dotyczą całego roku kalendarzowego, niezależnie od liczby kolejnych stosunków pracy. Jeżeli pracownik wykorzystał dwa dni u poprzedniego pracodawcy, u nowego pozostają mu najwyżej dwa dni. Wymiar nie zależy od tego, czy pracownik ma pełny, czy niepełny etat.

Najważniejsze różnice między poszczególnymi rodzajami wolnego przedstawia tabela:

Urlop z powodu siły wyższej jest odrębnym uprawnieniem. Można go wykorzystać wyłącznie w pilnych sprawach rodzinnych spowodowanych chorobą, wypadkiem lub innym zdarzeniem wymagającym natychmiastowej obecności pracownika. W przeciwieństwie do urlopu na żądanie nie jest częścią urlopu wypoczynkowego, ale jest płatny tylko w 50%.

Jak zgłosić urlop na żądanie?

Przepisy nie narzucają jednego formularza ani konkretnej formy zgłoszenia. Trzeba jednak przestrzegać terminu i procedury obowiązującej w zakładzie pracy. Zgłoszenie powinno wyglądać następująco:

1. Zgłoś żądanie – poinformuj pracodawcę lub osobę uprawnioną do udzielania urlopów najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu, przed godziną rozpoczęcia pracy wynikającą z grafiku.
2. Użyj właściwego kanału – może to być telefon, SMS, e-mail albo system kadrowy, jeśli regulamin pracy nie przewiduje innego sposobu.
3. Poczekaj na decyzję – samo wysłanie wiadomości nie oznacza jeszcze, że urlop został udzielony.
4. Rozpocznij nieobecność po akceptacji – dopiero wyraźna zgoda pracodawcy pozwala bezpiecznie pozostać poza pracą.

Nie musisz podawać przyczyny urlopu. Dla celów dowodowych dobrze jest jednak zachować wiadomość albo potwierdzenie rozmowy i upewnić się, że zgłoszenie dotarło do właściwej osoby. Sąd Najwyższy w wyroku z 15 listopada 2006 r., sygn. akt I PK 128/06, wskazał, że żądanie powinno zostać zgłoszone przed przewidywaną godziną rozpoczęcia pracy. Późniejsze zgłoszenie może nie zapewnić pracodawcy czasu na zorganizowanie zastępstwa.

Czy pracodawca może odmówić?

Nazwa „na żądanie” nie oznacza, że pracownik samodzielnie udziela sobie wolnego. Z art. 167² Kodeksu pracy wynika obowiązek pracodawcy, ale nie ma on charakteru bezwzględnego. Sąd Najwyższy w wyroku z 28 października 2009 r., sygn. akt II PK 123/09, potwierdził, że szczególny interes pracodawcy może uzasadniać odmowę.

Odmowa może być uzasadniona zwłaszcza wtedy, gdy nieobecność konkretnej osoby poważnie zagrozi ciągłości pracy, bezpieczeństwu zakładu albo realizacji istotnego zadania. Przykładowe sytuacje to:

• nieobecność pracownika uniemożliwiłaby otwarcie zakładu albo zapewnienie wymaganej obsady,
• jego odejście spowodowałoby poważne zakłócenie procesu produkcyjnego lub obsługi klientów,
• pracownik pełni tego dnia funkcję, której nie można szybko zastąpić,
• większa grupa pracowników zgłosiłaby urlop jednocześnie w sposób zagrażający normalnemu funkcjonowaniu firmy.

Jeżeli pracodawca odmówi, pracownik powinien stawić się w pracy zgodnie z grafikiem. Pozostanie w domu mimo braku zgody może zostać uznane za nieusprawiedliwioną nieobecność. W zależności od okoliczności grozi za to upomnienie, nagana, kara pieniężna, a w poważnych przypadkach nawet rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia z winy pracownika.

Samo zgłoszenie urlopu nie wystarcza. Decydujące jest jego udzielenie przez pracodawcę. Jeżeli odmowa wydaje się bezpodstawna, spór można wyjaśniać z pracodawcą, działem kadr albo dochodzić swoich praw przed sądem pracy, ale nieobecność bez potwierdzonej zgody nadal wiąże się z ryzykiem.

Najważniejsze zasady

Urlop na żądanie to maksymalnie 4 dni w roku, wliczane do urlopu wypoczynkowego i płatne na takich zasadach jak zwykły urlop wypoczynkowy. Możesz wskazać termin bez wcześniejszego wpisywania go do planu urlopów i bez podawania powodu, ale musisz zgłosić żądanie przed rozpoczęciem pracy oraz uzyskać zgodę pracodawcy. Jest to szczególny przywilej pracownika, nie zaś prawo do samodzielnego rozpoczęcia nieobecności.

Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi indywidualnej porady prawnej. W przypadku sporu dotyczącego odmowy urlopu lub konsekwencji nieobecności warto skonsultować się z prawnikiem albo Państwową Inspekcją Pracy.