Home office – co to jest i na czym polega praca zdalna?
Home office to potoczne określenie pracy wykonywanej poza biurem, najczęściej z domu. Nie jest to termin prawny zdefiniowany w polskim Kodeksie pracy. Formalnie mówi się o pracy zdalnej, która może mieć charakter całkowity albo hybrydowy i wymaga ustalenia zasad między pracownikiem a pracodawcą.
Home office, praca zdalna i telepraca – czym się różnią?
W codziennych rozmowach określenia „home office” i „praca zdalna” często oznaczają to samo. Pierwsze z nich ma jednak charakter nieformalny. Może opisywać zarówno stałą pracę z domu, jak i pojedynczy dzień, w którym pracownik zamiast przyjść do biura wykonuje obowiązki w swoim mieszkaniu.
Telepraca była natomiast szczegółowo opisana w dawnych przepisach Kodeksu pracy. Oznaczała regularne wykonywanie pracy poza zakładem pracy, z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej i przekazywaniem wyników pracodawcy, w szczególności drogą elektroniczną. Obecne przepisy posługują się pojęciem pracy zdalnej, które zastąpiło telepracę jako podstawową regulację prawną.
| Cecha | Telepraca | Praca zdalna |
|---|---|---|
| Status prawny | Pojęcie historycznie uregulowane w Kodeksie pracy. | Obecna forma organizacji pracy uregulowana w Kodeksie pracy. |
| Elastyczność | Zakładała regularne wykonywanie pracy poza zakładem. | Może być całkowita, częściowa lub okazjonalna, zgodnie z obowiązującymi zasadami. |
| Sprzęt i koszty | Pracodawca zapewniał sprzęt, jego obsługę oraz określone koszty. | Pracodawca zapewnia narzędzia i pokrywa koszty przewidziane w przepisach lub ustaleniach. |
| Nazwa potoczna | Nie jest obecnie najczęściej używanym określeniem. | W praktyce bywa nazywana home office. |
Najprościej przyjąć, że home office opisuje sposób pracy w języku codziennym, a praca zdalna jest właściwym pojęciem prawnym. Nie każda praca z domu musi być telepracą, ponieważ telepraca wymagała regularności i spełnienia szczegółowych warunków określonych w przepisach.
Jakie zasady obowiązują przy pracy zdalnej?
Praca zdalna jest organizowana na podstawie przepisów Kodeksu pracy oraz ustaleń przyjętych u danego pracodawcy. Zasady mogą wynikać z porozumienia zawartego ze związkiem zawodowym, regulaminu pracy zdalnej albo indywidualnego uzgodnienia z pracownikiem. W przypadku uzgodnienia indywidualnego praca zdalna może zostać ustalona przy zawieraniu umowy o pracę lub już w trakcie zatrudnienia.
Może być wykonywana w pełni poza siedzibą firmy albo w modelu hybrydowym, gdy pracownik część obowiązków realizuje w biurze, a część w uzgodnionym miejscu pracy zdalnej. Osobną kategorię stanowi praca zdalna okazjonalna, której limit wynosi 24 dni w roku kalendarzowym.
Ustalenia powinny określać między innymi miejsce wykonywania pracy, sposób kontaktu, zasady przekazywania wyników oraz reguły kontroli. Pracodawca musi też uwzględniać ochronę danych osobowych, poufnych informacji i tajemnicy przedsiębiorstwa. Praca poza biurem nie znosi obowiązku przestrzegania zasad bezpieczeństwa i higieny pracy.
Najważniejsze elementy organizacji pracy zdalnej obejmują:
- Uzgodnienie stron – praca zdalna co do zasady wymaga ustalenia jej warunków między pracodawcą a pracownikiem, z uwzględnieniem zasad obowiązujących w firmie.
- Miejsce pracy – pracownik wykonuje obowiązki w miejscu uzgodnionym z pracodawcą, a nie w dowolnej lokalizacji bez poinformowania firmy.
- Model pracy – dopuszczalna jest praca całkowicie zdalna, hybrydowa oraz okazjonalna, jeśli spełnione są warunki przewidziane w przepisach.
- BHP i ochrona danych – pracownik powinien organizować stanowisko zgodnie z zasadami bezpieczeństwa, a pracodawca musi uwzględnić ryzyka związane z pracą zdalną i ochroną informacji.
Co musi zapewnić pracodawca?
Praca zdalna nie oznacza automatycznego przeniesienia wszystkich kosztów i obowiązków organizacyjnych na pracownika. Pracodawca powinien zapewnić narzędzia oraz materiały potrzebne do wykonywania zadań albo dopuścić korzystanie ze sprzętu pracownika na zasadach określonych w ustaleniach dotyczących pracy zdalnej.
Do podstawowych obowiązków pracodawcy należą:
- Sprzęt i materiały – pracodawca zapewnia narzędzia niezbędne do pracy, na przykład komputer, oprogramowanie lub dostęp do firmowych systemów.
- Serwis i pomoc techniczna – firma odpowiada za wsparcie techniczne oraz utrzymanie przekazanego sprzętu w stanie pozwalającym na wykonywanie obowiązków.
- Pokrycie kosztów – pracodawca pokrywa koszty energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych związanych z pracą zdalną w zakresie przewidzianym przez przepisy i przyjęte zasady.
- Ekwiwalent albo ryczałt – gdy pracownik korzysta z własnych narzędzi lub materiałów, może otrzymać ekwiwalent pieniężny albo ustalony ryczałt. Przepisy nie wskazują jednej stałej kwoty dla każdego pracownika.
- Szkolenie i BHP – pracodawca przekazuje informacje oraz szkolenia dotyczące bezpiecznego wykonywania pracy, a pracownik potwierdza, że jego stanowisko spełnia wymagane warunki.
Wysokość ekwiwalentu lub ryczałtu zależy od przyjętych zasad, rodzaju używanego sprzętu, jego zużycia oraz kosztów energii i usług telekomunikacyjnych. Nie należy utożsamiać go z automatyczną, ustawowo określoną dopłatą o tej samej wysokości dla wszystkich zatrudnionych.
W praktyce „home office” może więc oznaczać zwykły dzień pracy z domu, ale w dokumentach dotyczących zatrudnienia właściwym określeniem jest „praca zdalna”. To rozróżnienie pomaga ustalić, jakie prawa i obowiązki mają strony stosunku pracy.
Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. W sprawie indywidualnych warunków pracy zdalnej, ekwiwalentu lub sporu z pracodawcą warto skonsultować się z prawnikiem albo Państwową Inspekcją Pracy.
