Do kiedy wykorzystać zaległy urlop?

Zaległy urlop wypoczynkowy należy wykorzystać najpóźniej do 30 września roku następnego po roku, w którym pracownik nabył do niego prawo. Przykładowo urlop za 2024 rok powinien zostać udzielony najpóźniej do 30 września 2025 roku. Termin ten oznacza, że do tego dnia urlop powinien się rozpocząć, niekoniecznie zakończyć.

Jaka jest podstawa prawna terminu 30 września?

Zgodnie z art. 168 Kodeksu pracy urlopu niewykorzystanego w terminie ustalonym zgodnie z planem urlopów należy udzielić pracownikowi najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego. Obowiązek udzielenia urlopu spoczywa na pracodawcy, ale pracownik powinien współpracować przy ustaleniu terminu wypoczynku.

Jeżeli zaległy urlop trwa kilka dni, wystarczy, że rozpocznie się najpóźniej 30 września. Pracownik może więc korzystać z niego także w październiku, jeśli wynika to z liczby dni wolnych i jego rozkładu czasu pracy.

Termin 30 września i trzyletnie przedawnienie roszczeń to dwa różne pojęcia. Pierwszy wyznacza granicę, do której pracodawca powinien udzielić zaległego urlopu. Drugi dotyczy czasu, w którym można dochodzić roszczeń ze stosunku pracy. Niewykorzystany urlop nie przepada automatycznie 1 października, ale jego dalsze przechowywanie narusza ustawowy termin udzielenia urlopu.

Roszczenia ze stosunku pracy przedawniają się co do zasady po 3 latach od dnia, w którym stały się wymagalne. Przy zaległym urlopie za moment ten przyjmuje się zasadniczo dzień upływu terminu jego udzielenia. Bieg przedawnienia może zostać zmieniony lub zawieszony w szczególnych sytuacjach przewidzianych w przepisach, dlatego przy sporze dotyczącym starszych urlopów znaczenie mają konkretne daty i okoliczności.

Czy pracodawca może jednostronnie wyznaczyć termin urlopu?

Tak. Jeżeli pracownik nie wykorzystuje zaległego urlopu, pracodawca może wyznaczyć jego termin bez uzyskiwania zgody pracownika. Takie stanowisko potwierdza orzecznictwo Sądu Najwyższego, między innymi wyrok z 7 maja 2008 roku, sygn. akt II PK 313/07.

Pracodawca powinien w pierwszej kolejności dążyć do ustalenia terminu z pracownikiem, uwzględniając organizację pracy i jego wnioski. Nie oznacza to jednak, że pracownik może swobodnie odkładać zaległy urlop. Gdy zbliża się 30 września, pracodawca może sam wskazać datę wypoczynku, aby wykonać obowiązek wynikający z Kodeksu pracy.

Udzielenie zaległego urlopu nie wymaga w takiej sytuacji osobnego wniosku pracownika. W wyznaczonym okresie pracodawca może nie dopuścić go do pracy, a sama gotowość do wykonywania obowiązków nie zastępuje wykorzystania urlopu.

Co grozi za niewykorzystanie zaległego urlopu?

Konsekwencje dotyczą przede wszystkim pracodawcy, ponieważ to on odpowiada za udzielenie urlopu w ustawowym terminie. Państwowa Inspekcja Pracy może uznać nieudzielenie urlopu za wykroczenie przeciwko prawom pracownika.

W takiej sytuacji pracodawcy mogą grozić następujące konsekwencje:

• grzywna od 1000 do 30 000 zł za naruszenie przepisów o urlopie wypoczynkowym,
• konieczność udzielenia zaległego urlopu mimo upływu 30 września,
• utrata możliwości swobodnego ustalenia terminu przez pracownika, jeśli pracodawca wyznaczy urlop jednostronnie,
• spór dotyczący odpowiedzialności za brak wykorzystania urlopu i prawidłowego prowadzenia dokumentacji pracowniczej.

Nie każda sytuacja po 30 września oznacza naruszenie po stronie pracodawcy. Długotrwała choroba, urlop macierzyński lub inna usprawiedliwiona nieobecność mogą obiektywnie uniemożliwić wykorzystanie urlopu w terminie. W takim przypadku urlop nie przepada, a termin jego udzielenia zależy od ustania przeszkody.

Trzeba też pamiętać, że niewykorzystany urlop na żądanie nie pozostaje na kolejny rok jako osobna pula dni na żądanie. Niewykorzystane dni przekształcają się w zwykły zaległy urlop wypoczynkowy. W odniesieniu do terminu ich wykorzystania występują rozbieżności interpretacyjne, dlatego najbezpieczniej traktować je jak pozostały zaległy urlop i zaplanować przed 30 września.

Jeżeli stosunek pracy się kończy, niewykorzystany urlop rozlicza się inaczej – pracownik może otrzymać ekwiwalent pieniężny za dni, których nie dało się wykorzystać przed rozwiązaniem lub wygaśnięciem umowy.

Najważniejsza zasada jest prosta: urlop za poprzedni rok powinien rozpocząć się najpóźniej 30 września kolejnego roku. Po tej dacie nie przepada automatycznie, ale pracodawca może sam wyznaczyć termin jego wykorzystania, a roszczenie pracownika podlega odrębnemu, trzyletniemu terminowi przedawnienia.

Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi indywidualnej porady prawnej. W przypadku sporu dotyczącego urlopu, przedawnienia lub odpowiedzialności pracodawcy warto skonsultować sytuację z prawnikiem albo Państwową Inspekcją Pracy.