Do kiedy trzeba wykorzystać zaległy urlop?

Zaległy urlop wypoczynkowy trzeba wykorzystać najpóźniej do 30 września roku następującego po roku, za który przysługuje. Urlop za 2025 rok powinien więc rozpocząć się najpóźniej 30 września 2026 roku. Termin wynika z art. 168 Kodeksu pracy i dotyczy urlopu niewykorzystanego w roku, w którym pracownik nabył do niego prawo.

30 września a przedawnienie urlopu

Termin 30 września nie jest tym samym co przedawnienie roszczenia. Do tego dnia pracodawca powinien udzielić pracownikowi zaległego urlopu. Jeżeli urlop nie zostanie wykorzystany, nie znika automatycznie 1 października. Nadal można domagać się jego udzielenia, ale pozostaje on niewykorzystany po ustawowym terminie.

Zgodnie z art. 291 § 1 Kodeksu pracy roszczenia ze stosunku pracy przedawniają się po upływie 3 lat od dnia, w którym stały się wymagalne. W przypadku zaległego urlopu przyjmuje się, że bieg tego terminu rozpoczyna się po upływie terminu jego udzielenia. W praktyce oznacza to, że przekroczenie 30 września nie powoduje natychmiastowej utraty dni wolnych, ale może mieć konsekwencje dla pracodawcy i ogranicza czas dochodzenia roszczenia.

Jeżeli zaległy urlop obejmuje kilka dni, nie zawsze musi zakończyć się 30 września. Istotne jest, aby jego udzielanie rozpoczęło się najpóźniej tego dnia. Urlop może więc trwać także w pierwszych dniach października, jeśli wynika to z liczby dni wolnych i rozkładu czasu pracy.

Osobno traktuje się niewykorzystany urlop na żądanie. Niewykorzystane dni z tej puli nie tworzą w kolejnym roku dodatkowych dni urlopu na żądanie. Stają się częścią zwykłego zaległego urlopu wypoczynkowego.

Czy pracodawca może wysłać pracownika na zaległy urlop?

Tak. Jeżeli zbliża się 30 września, a pracownik nie wykorzystał zaległego urlopu, pracodawca może jednostronnie wyznaczyć termin jego rozpoczęcia. W takiej sytuacji zgoda pracownika ani kolejny wniosek urlopowy nie są konieczne.

Takie stanowisko wynika z orzecznictwa Sądu Najwyższego, w tym z wyroku z 7 maja 2008 r. (sygn. akt II PK 313/07). Pracodawca ma obowiązek doprowadzić do udzielenia zaległego urlopu w ustawowym terminie, dlatego może wskazać datę wypoczynku, gdy pracownik zwleka z jej ustaleniem.

Nie jest to kara dla pracownika, lecz sposób realizacji obowiązku wynikającego z Kodeksu pracy. Pracownik, który odkłada decyzję do września, może jednak stracić wpływ na wybór dogodnego terminu.

Co grozi pracodawcy za nieudzielenie urlopu?

Nieudzielenie urlopu wypoczynkowego w wymaganym terminie jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika. Zgodnie z art. 282 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy pracodawcy może grozić grzywna od 1000 zł do 30 000 zł. Państwowa Inspekcja Pracy może sprawdzić, czy pracodawca prawidłowo prowadzi ewidencję urlopów i udziela zaległych dni zgodnie z przepisami.

Odpowiedzialność nie powstaje jednak automatycznie w każdej sytuacji. Znaczenie ma przyczyna niewykorzystania urlopu. Jeżeli pracownik nie mógł skorzystać z urlopu z powodu usprawiedliwionej przeszkody, pracodawca powinien udzielić go po ustaniu tej przeszkody.

Kiedy termin wykorzystania urlopu może się przesunąć?

Przepisy przewidują sytuacje, w których pracownik obiektywnie nie może rozpocząć urlopu w zaplanowanym terminie. W takich przypadkach urlop udziela się po ustaniu przeszkody:

• Długotrwała choroba lub niezdolność do pracy potwierdzona zwolnieniem lekarskim.
• Urlop macierzyński, rodzicielski lub inna usprawiedliwiona nieobecność związana z rodzicielstwem.
• Urlop wychowawczy, który może wpływać na bieg przedawnienia roszczenia urlopowego.
• Inna obiektywna przyczyna uniemożliwiająca rozpoczęcie urlopu w ustalonym terminie.

Jeżeli stosunek pracy się kończy, niewykorzystany urlop co do zasady nie przechodzi do nowego pracodawcy. Pracodawca powinien udzielić go w okresie wypowiedzenia albo wypłacić ekwiwalent pieniężny za dni, których nie dało się wykorzystać przed rozwiązaniem lub wygaśnięciem umowy. Ekwiwalent nie zastępuje urlopu w trakcie trwania zatrudnienia, ponieważ pracownik nie może dobrowolnie zrzec się prawa do wypoczynku.

Najważniejsza zasada jest prosta: zaległy urlop należy zaplanować tak, aby rozpoczął się najpóźniej 30 września następnego roku. Przekroczenie tej daty nie powoduje natychmiastowego przepadku dni wolnych, ale może skutkować jednostronnym wyznaczeniem urlopu przez pracodawcę oraz odpowiedzialnością pracodawcy za nieudzielenie urlopu w terminie.

Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi indywidualnej porady prawnej. W razie sporu dotyczącego urlopu warto skontaktować się z Państwową Inspekcją Pracy lub prawnikiem specjalizującym się w prawie pracy.