Do kiedy trzeba wykorzystać stary urlop?

Zaległy urlop wypoczynkowy trzeba wykorzystać najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego. Ten dzień jest terminem rozpoczęcia urlopu, a nie jego zakończenia. Urlop nie przepada automatycznie 1 października, ale po przekroczeniu terminu pracodawca może jednostronnie wyznaczyć datę jego wykorzystania.

30 września – jaki termin obowiązuje?

Zgodnie z art. 168 Kodeksu pracy urlopu niewykorzystanego w terminie należy udzielić najpóźniej do 30 września następnego roku. Przykładowo zaległe dni za 2025 rok powinny rozpocząć się najpóźniej 30 września 2026 roku.

Jeżeli urlop obejmuje kilka dni, może trwać także w październiku. Istotne jest, aby pracownik rozpoczął korzystanie z zaległego urlopu do 30 września. Sama data nie oznacza więc obowiązku zakończenia wypoczynku tego dnia.

Termin wykorzystania a przedawnienie roszczenia

30 września i trzyletni okres przedawnienia to dwa różne terminy. Pierwszy wyznacza pracodawcy granicę udzielenia zaległego urlopu. Drugi określa czas, w którym pracownik może dochodzić roszczeń ze stosunku pracy.

Art. 291 § 1 Kodeksu pracy przewiduje, że roszczenia ze stosunku pracy przedawniają się po upływie 3 lat od dnia, w którym stały się wymagalne. Przekroczenie 30 września nie powoduje zatem natychmiastowej utraty dni urlopowych.

Dokładny początek biegu przedawnienia zależy od tego, kiedy roszczenie stało się wymagalne. Dlatego termin ustawowy udzielenia urlopu i termin przedawnienia należy rozpatrywać odrębnie. Urlop może pozostać do wykorzystania po 30 września, ale nie można odkładać go bezterminowo.

Co dzieje się po przekroczeniu 30 września?

Po upływie ustawowego terminu pracownik może stracić wpływ na wybór daty wypoczynku. Pracodawca może udzielić zaległego urlopu jednostronnie, bez uzgadniania terminu z pracownikiem. Takie działanie ma zapobiegać dalszemu gromadzeniu niewykorzystanych dni.

Nieudzielenie urlopu w terminie może być wykroczeniem przeciwko prawom pracownika. Odpowiedzialność dotyczy pracodawcy, jeżeli naruszenie wynikało z jego winy. W takim przypadku Państwowa Inspekcja Pracy może nałożyć grzywnę od 1 000 do 30 000 zł.

Najważniejsze konsekwencje przekroczenia terminu są następujące:

• Urlop nie przepada automatycznie 1 października, ale pozostaje niewykorzystanym urlopem zaległym.
• Pracodawca może jednostronnie wyznaczyć termin rozpoczęcia urlopu.
• Nieudzielenie urlopu z winy pracodawcy może stanowić wykroczenie przeciwko prawom pracownika.
• Roszczenie o urlop może się przedawnić po upływie 3 lat od dnia jego wymagalności.

Inaczej może wyglądać sytuacja, gdy pracownik nie mógł wykorzystać urlopu z przyczyn niezależnych od pracodawcy, na przykład z powodu długotrwałej choroby. Ocena odpowiedzialności za przekroczenie terminu zależy wtedy od konkretnych okoliczności.

Co z zaległym urlopem po rozwiązaniu umowy?

Jeżeli umowa o pracę zostaje rozwiązana albo wygasa, a pracownik nie wykorzystał przysługującego urlopu, pracodawca wypłaca ekwiwalent pieniężny za niewykorzystane dni. Ekwiwalent nie zastępuje urlopu w trakcie trwania zatrudnienia. Pracownik nie może zrzec się prawa do wypoczynku tylko po to, aby otrzymać pieniądze.

Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi indywidualnej porady prawnej.