Urlop rodzicielski dla ojca – jakie dokumenty są potrzebne?

Do uzyskania 9 tygodni nieprzenoszalnego urlopu rodzicielskiego ojciec potrzebuje przede wszystkim wniosku złożonego co najmniej 21 dni przed rozpoczęciem urlopu, aktu urodzenia dziecka, oświadczenia o korzystaniu z urlopu przez drugiego rodzica oraz zaświadczenia od pracodawcy matki. Za ten okres przysługuje zasiłek macierzyński w wysokości 70% podstawy wymiaru.

Jakie dokumenty są potrzebne?

Ojciec zatrudniony na umowie o pracę składa dokumenty u swojego pracodawcy, najczęściej w dziale kadr. Pakiet powinien obejmować:

• Wniosek o urlop rodzicielski – papierowy lub elektroniczny, złożony najpóźniej 21 dni przed planowanym rozpoczęciem urlopu.
• Skrócony odpis aktu urodzenia dziecka albo jego kopię, ewentualnie zagraniczny akt urodzenia.
• Oświadczenie o korzystaniu z urlopu przez drugiego rodzica – należy wskazać, czy matka korzystała lub zamierza korzystać z urlopu rodzicielskiego albo zasiłku za ten okres.
• Zaświadczenie od pracodawcy matki dziecka – dokument potrzebny do ustalenia historii wykorzystanego zasiłku i prawidłowej wypłaty świadczenia.

Wniosek powinien wskazywać między innymi okres, na który ojciec chce otrzymać urlop, a także dotychczas wykorzystane części urlopu rodzicielskiego lub okresy pobierania zasiłku odpowiadającego temu urlopowi. Dziewięć tygodni jest indywidualnym prawem ojca. Nie można przekazać tej części matce, dlatego niewykorzystany okres przepada.

Dlaczego potrzebne jest zaświadczenie od pracodawcy matki?

Trzeba rozdzielić dwie kwestie. Udzielenie urlopu jest obowiązkiem pracodawcy ojca, jeżeli wniosek spełnia wymogi formalne i został złożony w terminie. Do samego zwolnienia z obowiązku pracy zaświadczenie z firmy matki nie zawsze jest konieczne.

Inaczej wygląda ustalenie prawa do zasiłku macierzyńskiego. Świadczenie wypłaca ZUS albo pracodawca będący płatnikiem zasiłków. Przy pracodawcy zgłaszającym do ubezpieczenia chorobowego więcej niż 20 ubezpieczonych zasiłek może być wypłacany bezpośrednio przez firmę, która następnie rozlicza go z ZUS.

Płatnik musi sprawdzić, jaką część urlopu rodzicielskiego wykorzystali oboje rodzice, ile było części urlopu oraz jaka stawka zasiłku została zastosowana. Bez danych od pracodawcy matki może nie być możliwe prawidłowe ustalenie limitu i historii świadczeń. W takiej sytuacji wypłata zasiłku może zostać wstrzymana do czasu uzupełnienia dokumentacji.

Zaświadczenie nie służy więc do potwierdzenia samego prawa ojca do dziewięciu tygodni. Potwierdza dane potrzebne do rozliczenia świadczenia z ubezpieczenia społecznego. Za ten nieprzenoszalny okres zasiłek wynosi 70% podstawy wymiaru, niezależnie od sposobu, w jaki wcześniej rozliczano zasiłek matki.

Co powinno zawierać zaświadczenie od pracodawcy matki?

Dokument powinien zawierać dane pozwalające jednoznacznie zidentyfikować matkę oraz dziecko, a także informacje o wykorzystanych uprawnieniach. Najważniejsze elementy przedstawia tabela:

W razie wątpliwości dział kadr może wskazać, czy potrzebuje zaświadczenia na własnym formularzu, czy dokumentu zawierającego określone dane wymagane przez ZUS. Sama ustna informacja, że matka nie korzysta już z urlopu, nie zastępuje dokumentacji.

Jak wygląda procedura dla pracownika i przedsiębiorcy?

Ścieżka zależy od tego, czy ojciec jest pracownikiem, czy prowadzi działalność gospodarczą:

1. Pracownik etatowy – składa wniosek o urlop rodzicielski u pracodawcy co najmniej 21 dni przed rozpoczęciem urlopu i dołącza wymagane dokumenty. Dział kadr przekazuje dokumentację płatnikowi zasiłku albo ZUS, zależnie od statusu płatnika.
2. Pracownik, którego zasiłek wypłaca ZUS – przekazuje pracodawcy dokumenty potrzebne do udzielenia urlopu, a dokumenty ubezpieczeniowe są kierowane do ZUS. W określonych przypadkach pracodawca dołącza także zaświadczenie płatnika składek, na przykład Z-3.
3. Ojciec prowadzący JDG – nie korzysta z urlopu pracowniczego w rozumieniu Kodeksu pracy, ale może otrzymać zasiłek macierzyński za okres odpowiadający urlopowi rodzicielskiemu, jeśli podlega dobrowolnemu ubezpieczeniu chorobowemu.
4. Przedsiębiorca – składa do ZUS wniosek o zasiłek macierzyński za okres urlopu rodzicielskiego na formularzu ZUR, dołączając akt urodzenia, oświadczenie dotyczące drugiego rodzica oraz zaświadczenie od pracodawcy matki. ZUS może wymagać także dokumentu płatnika składek właściwego dla osoby prowadzącej działalność.

W przypadku przedsiębiorcy nie występuje wniosek o udzielenie urlopu do pracodawcy. Przedmiotem postępowania jest wypłata zasiłku za okres odpowiadający urlopowi rodzicielskiemu.

Na jakie błędy uważać?

Przed przekazaniem dokumentów do kadr albo ZUS sprawdź najczęściej pomijane elementy:

• Pomylenie urlopu ojcowskiego z rodzicielskim – urlop ojcowski trwa do 2 tygodni i jest odrębnym uprawnieniem. Dziewięć tygodni to część urlopu rodzicielskiego, której nie można przenieść na drugiego rodzica.
• Niedotrzymanie terminu 21 dni – wniosek o urlop rodzicielski trzeba złożyć co najmniej 21 dni przed jego rozpoczęciem.
• Brak zaświadczenia od pracodawcy matki – może opóźnić ustalenie prawa do zasiłku, nawet gdy sam urlop został prawidłowo udzielony.
• Niepełne dane w zaświadczeniu – sam okres zatrudnienia matki nie wystarczy, jeśli brakuje informacji o okresach zasiłku, liczbie części lub zastosowanej stawce.

Najbezpieczniej rozpocząć kompletowanie dokumentów przed złożeniem wniosku, ponieważ uzyskanie zaświadczenia z firmy matki może wymagać dodatkowego czasu. Kompletny wniosek do pracodawcy oraz pełna informacja o historii zasiłkowej matki ograniczają ryzyko wezwania do uzupełnienia dokumentacji i opóźnienia wypłaty świadczenia.