Zwrot nadpłaconego wynagrodzenia – oddać kwotę brutto czy netto?
Przy zwrocie nadpłaconego wynagrodzenia pracownik co do zasady oddaje kwotę netto powiększoną o pobraną zaliczkę na podatek dochodowy. Nie chodzi jednak o pełne brutto rozumiane jako całkowity koszt pracodawcy. Składki ZUS pracodawca koryguje sam w dokumentach rozliczeniowych.
Zwrot nadpłaconego wynagrodzenia – brutto czy netto?
Na konto pracownika trafia wynagrodzenie netto, czyli kwota po potrąceniu składek na ubezpieczenia społeczne oraz zaliczki na PIT. Jeżeli pracodawca wypłacił za dużo, samo oddanie kwoty netto nie wyrówna całej nienależnej wypłaty, ponieważ część środków została wcześniej przekazana urzędowi skarbowemu jako zaliczka na podatek.
Dlatego kwota wskazana w pisemnym wezwaniu powinna obejmować otrzymane wynagrodzenie netto oraz zaliczkę na PIT pobraną w związku z nadpłatą. Nie obejmuje natomiast składek ZUS finansowanych z wynagrodzenia pracownika. Te rozlicza i koryguje pracodawca.
Dlaczego pracodawca nie odzyskuje podatku sam?
W rozliczeniu podatkowym pracodawca pełni funkcję płatnika, natomiast pracownik jest podatnikiem. Pracodawca pobiera zaliczkę i przekazuje ją do urzędu skarbowego, ale podatek dotyczy dochodu pracownika. Z tego powodu pracodawca nie może po prostu pomniejszyć swojej wpłaty do urzędu ani żądać zwrotu tej kwoty we własnym imieniu.
Z punktu widzenia rozliczenia nadpłaty na kwotę do zwrotu składają się:
- kwota netto – środki, które pracownik faktycznie otrzymał na rachunek lub do ręki,
- zaliczka na podatek dochodowy – kwota pobrana przez pracodawcę i przekazana do urzędu skarbowego.
Składki na ubezpieczenia społeczne związane z nadpłatą pracodawca koryguje we własnych rozliczeniach z ZUS. Nie powinien więc żądać od pracownika pełnej kwoty brutto obejmującej także te składki.
Jak odzyskać nadpłacony podatek?
Pracownik może odzyskać część odpowiadającą zaliczce na PIT, ale musi sam rozliczyć ją z urzędem skarbowym jako podatnik. Procedura powinna wyglądać następująco:
- Pracodawca przekazuje pisemne wezwanie do zwrotu nienależnie wypłaconej kwoty wraz z wyliczeniem poszczególnych składników.
- Pracownik zwraca kwotę wskazaną w wezwaniu, czyli netto powiększone o zaliczkę na PIT, z zachowaniem potwierdzenia przelewu lub innego dowodu zapłaty.
- Pracownik uzyskuje od pracodawcy dokumenty lub informację potwierdzającą wysokość pobranej zaliczki oraz dokonanie korekty rozliczeń.
- Po zakończeniu okresu rozliczeniowego pracownik wykazuje właściwe dane w rozliczeniu rocznym albo składa wniosek o zwrot nadpłaty w trybie przewidzianym przepisami podatkowymi.
Dokładny sposób rozliczenia zależy między innymi od tego, kiedy wykryto nadpłatę, kiedy dokonano jej zwrotu oraz czy pracodawca sporządził korektę informacji podatkowych. Dlatego przed złożeniem dokumentów trzeba porównać wyliczenia pracodawcy z dokumentacją płacową.
Wezwanie do zwrotu i dobra wiara pracownika
Pracodawca powinien niezwłocznie poinformować pracownika na piśmie, że wypłacona kwota była nienależna, oraz wskazać, jak została obliczona. Sam fakt pojawienia się wyższej kwoty na rachunku nie zawsze oznacza, że pracownik musi od razu wiedzieć o błędzie. Znaczenie może mieć jego dobra wiara, a także to, czy mógł rozsądnie uznać wypłatę za prawidłową.
Nie należy wydawać ani zwracać pieniędzy bez sprawdzenia podstawy żądania. Wezwanie, wyliczenie wynagrodzenia, potwierdzenie przelewu oraz korespondencję z pracodawcą warto zachować. W razie rozbieżności w obliczeniach pomoc księgowego, doradcy podatkowego lub prawnika może zapobiec zwrotowi niewłaściwej kwoty.
Najważniejsze rozróżnienie: pracownik zwraca otrzymane netto wraz z pobranym PIT, ale nie pełny koszt pracodawcy obejmujący składki ZUS. Podatek odzyskuje później pracownik, a nie pracodawca.
Artykuł ma charakter ogólnoinformacyjny i nie stanowi porady prawnej ani podatkowej. W indywidualnej sprawie wysokość zwrotu i sposób rozliczenia warto skonsultować z księgowym, doradcą podatkowym lub prawnikiem.
