Jak zmienić stanowisko w tej samej firmie?

Zmiana stanowiska w tej samej firmie wymaga sprawdzenia warunków umowy, zasad BHP i badań medycyny pracy. Najczęściej przeprowadza się ją na podstawie porozumienia zmieniającego, ale pracodawca może też zastosować wypowiedzenie zmieniające albo czasowo powierzyć inną pracę na zasadach z art. 42 § 4 Kodeksu pracy.

Najpierw ustal, co faktycznie się zmienia

Sama zmiana nazwy stanowiska nie zawsze oznacza zmianę warunków zatrudnienia. Jeżeli pracownik nadal wykonuje te same zadania, w tym samym miejscu i przy takich samych warunkach pracy, a nowa nazwa nie obniża jego statusu zawodowego, zakres formalności może być ograniczony. Dla bezpieczeństwa stron warto jednak odzwierciedlić zmianę w dokumentacji, na przykład w aneksie lub aktualnym zakresie obowiązków.

Inaczej wygląda sytuacja, gdy pracownik przechodzi do innego działu, otrzymuje nowe zadania, zmienia się jego wynagrodzenie, miejsce pracy, czas pracy albo poziom odpowiedzialności. Wtedy trzeba ocenić, czy modyfikacja mieści się w dotychczasowej umowie. Jeżeli nie, ustalenia powinny przybrać formę porozumienia zmieniającego albo wypowiedzenia zmieniającego.

Porozumienie zmieniające czy wypowiedzenie zmieniające?

Porozumienie zmieniające, często nazywane aneksem, wymaga zgody pracownika i pracodawcy. Strony ustalają w nim nowe stanowisko oraz inne zmieniane warunki, a także datę ich wejścia w życie. Nie trzeba zachowywać okresu wypowiedzenia, chyba że strony postanowią inaczej.

Wypowiedzenie zmieniające jest jednostronnym oświadczeniem pracodawcy. Służy do zmiany warunków pracy lub płacy wtedy, gdy pracownik nie zgadza się na dobrowolne porozumienie. Dokument powinien wskazywać dotychczasowe i proponowane warunki, a w przypadku umowy na czas nieokreślony także rzeczywistą przyczynę zmiany.

Okres wypowiedzenia wynosi zwykle 2 tygodnie przy zatrudnieniu krótszym niż 6 miesięcy, 1 miesiąc przy stażu co najmniej 6 miesięcy i krótszym niż 3 lata oraz 3 miesiące po przepracowaniu co najmniej 3 lat u danego pracodawcy. Pracownik może odwołać się do sądu pracy, jeżeli uważa wypowiedzenie za nieuzasadnione lub naruszające przepisy.

Kiedy pracodawca może czasowo zmienić pracę bez zgody?

Art. 42 § 4 Kodeksu pracy pozwala pracodawcy powierzyć pracownikowi inną pracę bez wypowiedzenia dotychczasowych warunków pracy lub płacy. Muszą jednak wystąpić uzasadnione potrzeby pracodawcy, a nowe zadania powinny odpowiadać kwalifikacjom pracownika.

Takie powierzenie może trwać łącznie maksymalnie 3 miesiące w roku kalendarzowym. Nie może powodować obniżenia wynagrodzenia. Jest to rozwiązanie tymczasowe, na przykład na czas zastępstwa, a nie sposób na stałe przeniesienie pracownika na inne stanowisko.

Pracodawca nie powinien powierzać pracy rażąco niższej od kwalifikacji pracownika, jeżeli miałoby to charakter degradujący. Stała zmiana stanowiska, zwłaszcza połączona z obniżeniem wynagrodzenia lub statusu, wymaga porozumienia albo wypowiedzenia zmieniającego.

Badania lekarskie i BHP przy zmianie stanowiska

O konieczności badań decydują rzeczywiste warunki pracy, a nie sama nazwa stanowiska. Zmiana nazwy z „specjalisty ds. sprzedaży” na „opiekuna klienta” przy tych samych zadaniach i zagrożeniach nie musi oznaczać nowych badań. Inaczej będzie przy przejściu z biura do magazynu, produkcji lub pracy wymagającej obsługi maszyn.

Nowe badania należy rozważyć, gdy zmieniają się:

• czynniki szkodliwe, takie jak hałas, pyły, substancje chemiczne lub promieniowanie
• warunki uciążliwe, na przykład praca zmianowa, w wymuszonej pozycji lub na wysokości
• natężenie albo czas narażenia na czynniki występujące wcześniej
• charakter pracy, na przykład z biurowej na fizyczną

Jeżeli badania są potrzebne, pracodawca wystawia skierowanie z opisem nowego stanowiska i warunków pracy. Pracownik nie może zostać dopuszczony do nowych zadań bez aktualnego orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań.

Przy zmianie stanowiska trzeba także przeprowadzić instruktaż stanowiskowy. Dotyczy to również sytuacji, w której zagrożenia pozostają podobne. Instruktaż obejmuje między innymi omówienie zadań, zagrożeń, środków ochrony oraz sprawdzenie, czy pracownik potrafi wykonywać pracę zgodnie z zasadami BHP. Dokument potwierdzający szkolenie powinien trafić do dokumentacji pracowniczej.

Jak przeprowadzić zmianę stanowiska krok po kroku?

Najbezpieczniejszy przebieg procedury obejmuje następujące działania:

1. Porównaj dotychczasowe i nowe stanowisko, zakres obowiązków, wynagrodzenie, miejsce pracy oraz wymiar czasu pracy.
2. Ustal, czy zmiana jest tylko organizacyjna, czy modyfikuje warunki określone w umowie o pracę.
3. Sprawdź nowe zagrożenia i wymagania BHP, a także konieczność posiadania dodatkowych uprawnień.
4. Skieruj pracownika na badania medycyny pracy, jeżeli zmieniły się czynniki szkodliwe, uciążliwe lub charakter pracy.
5. Przeprowadź instruktaż stanowiskowy i udokumentuj jego odbycie przed dopuszczeniem pracownika do nowych zadań.
6. Wybierz tryb prawny zmiany – podpisz porozumienie zmieniające albo przygotuj wypowiedzenie zmieniające.
7. Przekaż pracownikowi dokumenty i wskaż datę rozpoczęcia pracy na nowym stanowisku.
8. Zaktualizuj zakres obowiązków, opis stanowiska oraz akta osobowe pracownika.

Przed podpisaniem dokumentu warto sprawdzić jeszcze kilka elementów:

• czy nowe stanowisko nie oznacza faktycznej degradacji
• czy pracownik ma wymagane kwalifikacje i uprawnienia
• czy nie zmieniły się czynniki ryzyka oraz warunki środowiska pracy
• czy pracownik nie korzysta ze szczególnej ochrony przed wypowiedzeniem zmieniającym
• czy data zmiany jest zgodna z porozumieniem, okresem wypowiedzenia i zakończeniem wymaganych szkoleń

Szczególnej ostrożności wymagają osoby objęte ochroną, między innymi pracownik w wieku przedemerytalnym, pracownik przebywający na usprawiedliwionej nieobecności, społeczny inspektor pracy oraz osoba wskazana do reprezentowania zakładowej organizacji związkowej. Zakres ochrony zależy od konkretnej podstawy prawnej i może obejmować wyjątki, dlatego wątpliwy przypadek warto skonsultować ze specjalistą prawa pracy.

Co grozi za pominięcie formalności?

Nieformalna zmiana stanowiska może prowadzić do sporu o zakres obowiązków, wynagrodzenie albo legalność wypowiedzenia. Pracodawca odpowiada także za dopuszczenie pracownika do pracy bez wymaganych badań lub szkolenia BHP. Naruszenie przepisów BHP może skutkować grzywną od 1 000 do 30 000 zł, a w razie wypadku również odpowiedzialnością odszkodowawczą.

Najbezpieczniejsza zasada jest prosta: najpierw porównaj rzeczywiste warunki pracy, następnie załatw badania i instruktaż BHP, a dopiero potem formalizuj zmianę stanowiska.

Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi indywidualnej porady prawnej. W sprawach dotyczących ochrony przed wypowiedzeniem zmieniającym, szczególnych warunków zatrudnienia lub sporu z pracodawcą warto skonsultować się z prawnikiem albo Państwową Inspekcją Pracy.