Czy pracodawca musi opłacić szkolenie zawodowe?
Pracodawca musi opłacić szkolenie zawodowe, jeżeli jest ono niezbędne do wykonywania pracy i wynika z polecenia przełożonego, przepisów prawa, regulaminu, układu zbiorowego albo umowy o pracę. Takie szkolenie jest bezpłatne dla pracownika, a czas poświęcony na udział w nim wlicza się do czasu pracy. Inaczej wygląda szkolenie podnoszące kwalifikacje z inicjatywy pracownika – wtedy finansowanie i zasady rozliczenia zależą od uzgodnień stron.
Kiedy szkolenie jest obowiązkowe?
Podstawą jest art. 9413 Kodeksu pracy. Przepis obejmuje szkolenia, które pracodawca musi zapewnić w związku z wykonywaniem określonego rodzaju pracy lub pracy na danym stanowisku. Dotyczy to także szkoleń odbywanych na polecenie przełożonego.
W takich przypadkach pracodawca ponosi koszt szkolenia, a pracownik nie powinien finansować go z własnej kieszeni. Nie ma też podstaw do żądania od niego późniejszego zwrotu wydatków na zasadzie umowy lojalnościowej. Reguła ta odpowiada art. 13 dyrektywy 2019/1152, zgodnie z którym obowiązkowe szkolenie związane z pracą powinno być nieodpłatne i, w miarę możliwości, odbywać się w godzinach pracy.
Za szkolenie obowiązkowe można uznać takie, którego konieczność wynika z:
- Polecenia przełożonego wydanego w związku z wykonywaną pracą.
- Przepisów prawa wymagających określonych uprawnień lub kompetencji.
- Regulaminu pracy, układu zbiorowego albo innego porozumienia zbiorowego.
- Treści umowy o pracę, jeżeli szkolenie jest niezbędne do realizacji powierzonych obowiązków.
Przykładem może być szkolenie wymagane do obsługi konkretnego urządzenia, wykonywania pracy w warunkach określonego ryzyka albo zachowania uprawnień koniecznych na danym stanowisku. W przypadku kierowców zawodowych ocena konkretnego szkolenia zależy od podstawy prawnej i organizacji zatrudnienia. Sam fakt, że kurs jest przydatny dla pracownika, nie przesądza jeszcze o obowiązku pracodawcy.
Szkolenie obowiązkowe a podnoszenie kwalifikacji
Od szkoleń obowiązkowych trzeba odróżnić podnoszenie kwalifikacji zawodowych uregulowane w art. 1031 i kolejnych Kodeksu pracy. Chodzi o sytuację, w której pracownik chce zdobyć nowe umiejętności lub uprawnienia, a pracodawca wyraża na to zgodę albo sam inicjuje takie działania, ale nie wydaje polecenia wykonania obowiązkowego szkolenia.
Wtedy strony mogą ustalić, kto pokrywa koszty, czy pracownik otrzyma urlop szkoleniowy oraz jak będzie wyglądała organizacja zajęć. Ustalenia mogą zostać zapisane w umowie szkoleniowej, potocznie nazywanej „lojalką”. Pracodawca może w określonych przypadkach domagać się zwrotu poniesionych kosztów, ale dotyczy to zasad podnoszenia kwalifikacji, a nie szkolenia, które pracownik musiał odbyć na polecenie lub z mocy przepisów.
| Cecha | Szkolenie obowiązkowe – art. 9413 Kodeksu pracy | Podnoszenie kwalifikacji – art. 1031 Kodeksu pracy |
|---|---|---|
| Kto płaci? | Co do zasady pracodawca ponosi pełny koszt. | Zasady finansowania wynikają z uzgodnienia stron. |
| Czy to czas pracy? | Tak, także wtedy, gdy szkolenie odbywa się poza zwykłymi godzinami pracy. | Co do zasady czas nauki nie jest automatycznie czasem pracy. |
| Czy można zastosować „lojalkę”? | Nie można żądać zwrotu kosztów szkolenia obowiązkowego. | Umowa szkoleniowa może przewidywać zwrot kosztów w przypadkach określonych w Kodeksie pracy. |
| Urlop szkoleniowy | Nie wynika automatycznie z samego faktu odbywania każdego szkolenia. | Może przysługiwać, jeżeli szkolenie spełnia warunki podnoszenia kwalifikacji zawodowych. |
Co z czasem szkolenia poza godzinami pracy?
Jeżeli pracownik uczestniczy w szkoleniu na polecenie pracodawcy, czas ten wlicza się do czasu pracy nawet wtedy, gdy zajęcia odbywają się po zakończeniu jego harmonogramowych godzin. Może to oznaczać przekroczenie norm czasu pracy i powstanie pracy nadliczbowej. W takim przypadku pracownikowi należy się właściwa rekompensata, czyli wynagrodzenie z dodatkiem albo czas wolny, zgodnie z zasadami rozliczania nadgodzin.
Ta reguła dotyczy również szkoleń online. Forma zdalna nie zmienia charakteru zajęć, jeżeli pracownik ma obowiązek uczestniczyć w nich na polecenie firmy i pozostaje w tym czasie do dyspozycji pracodawcy.
Jeżeli szkolenie odbywa się w dniu wolnym wynikającym z zasady przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy, pracodawca powinien udzielić innego całego dnia wolnego do końca okresu rozliczeniowego, w terminie uzgodnionym z pracownikiem. Nie ma przy tym znaczenia, że szkolenie trwało tylko część dnia. Należy także zachować odpoczynek dobowy i tygodniowy, w szczególności co najmniej 11 godzin odpoczynku dobowego oraz 35 godzin odpoczynku tygodniowego.
Szkolenie weekendowe nie staje się czasem wolnym tylko dlatego, że odbywa się w sobotę, niedzielę albo zdalnie. Jeżeli udział był obowiązkowy i wynikał z polecenia pracodawcy, trzeba rozliczyć go jak czas pracy. Pominięcie tego faktu może prowadzić do naruszenia przepisów o czasie pracy i rekompensacie.
Wniosek dla pracownika i pracodawcy
Odpowiedź na pytanie, czy pracodawca musi opłacić szkolenie zawodowe, zależy przede wszystkim od jego źródła. Szkolenie niezbędne do wykonywania pracy, narzucone przepisami lub poleceniem przełożonego, finansuje pracodawca i wlicza je do czasu pracy. Umowa lojalnościowa nie może przerzucać tego kosztu na pracownika.
Przy szkoleniu rozwijającym kwalifikacje z inicjatywy pracownika strony mogą natomiast ustalić zasady finansowania, urlopu i ewentualnego zwrotu wydatków. To właśnie odróżnia zwykłe podnoszenie kwalifikacji od szkolenia, które pracownik musi odbyć, aby wykonywać powierzoną mu pracę.
Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi indywidualnej porady prawnej. W przypadku sporu dotyczącego rozliczenia szkolenia, czasu pracy lub zwrotu kosztów warto skonsultować sytuację z prawnikiem prawa pracy albo Państwową Inspekcją Pracy.
