Krajowy System e-Faktur (KSeF) to nowoczesne narzędzie, które wprowadza istotne zmiany w sposobie wystawiania i odbierania faktur w Polsce. Działania te mają na celu ujednolicenie procesu fakturowania oraz zwiększenie kontroli nad przepływem dokumentów finansowych. Dzięki temu systemowi przedsiębiorcy zyskują możliwość automatyzacji wielu procesów związanych z fakturowaniem, co przynosi liczne korzyści.
Wprowadzenie KSeF ma na celu centralizację procesu fakturowania, co oznacza, że faktury wystawiane przez przedsiębiorców będą trafiały do centralnej bazy prowadzonej przez Ministerstwo Finansów. Dla przedsiębiorców oznacza to mniej formalności związanych z archiwizacją dokumentów, a także większą przejrzystość w obiegu gospodarczym. System ten pozwala na wystawianie faktur w ustrukturyzowanym formacie XML, który jest zgodny ze strukturą logiczną e-Faktury.
Jakie są kluczowe funkcje KSeF?
Krajowy System e-Faktur oferuje szereg funkcji, które mają na celu ułatwienie i usprawnienie procesu fakturowania. Jedną z głównych funkcji jest możliwość wystawiania faktur w ustrukturyzowanym formacie XML. Dzięki temu każda faktura ma jednolitą strukturę, co ułatwia jej automatyczne przetwarzanie i kontrolę. System umożliwia również nadawanie fakturze unikalnego numeru identyfikacyjnego, co zwiększa bezpieczeństwo i transparentność transakcji.
Wśród innych funkcji KSeF warto wymienić możliwość automatycznego przesyłania faktur do systemu centralnego oraz udostępnianie ich odbiorcom. Dzięki temu przedsiębiorcy nie muszą martwić się o ręczne przekazywanie dokumentów, co oszczędza czas i redukuje ryzyko błędów. System oferuje również funkcję uwierzytelniania certyfikatami cyfrowymi, co gwarantuje bezpieczeństwo dostępu do danych oraz ich integralność.
Jakie korzyści płyną z korzystania z KSeF?
Korzystanie z KSeF przynosi szereg korzyści zarówno dla przedsiębiorców, jak i dla administracji skarbowej. Przede wszystkim, system ten znacząco redukuje biurokrację związaną z archiwizacją faktur, pozwalając na ich przechowywanie w centralnej bazie przez 10 lat. Dzięki temu przedsiębiorcy nie muszą już tworzyć kopii zapasowych ani martwić się o utratę dokumentów.
Inną istotną korzyścią jest zwiększenie automatyzacji procesów fakturowania. Dzięki jednolitej strukturze faktur w formacie XML, systemy księgowe mogą łatwo integrować się z KSeF, co pozwala na automatyczne księgowanie i kontrolę dokumentów. To z kolei prowadzi do zmniejszenia liczby błędów oraz szybszego przetwarzania faktur.
Wprowadzenie KSeF to także korzyść dla administracji skarbowej, która zyskuje narzędzie do bieżącego monitorowania transakcji i lepszej kontroli nad podatkami.
Jak działa KSeF w praktyce?
Aby skorzystać z KSeF, przedsiębiorca musi posiadać system księgowy zintegrowany z platformą KSeF lub korzystać z bezpłatnych narzędzi udostępnianych przez Ministerstwo Finansów. Proces wystawiania faktury w KSeF wygląda następująco: przedsiębiorca wprowadza dane do swojego systemu księgowego, który generuje fakturę w formacie XML zgodnym z oficjalną strukturą. Następnie faktura jest przesyłana do KSeF, gdzie przechodzi weryfikację techniczną.
Po pomyślnym przejściu weryfikacji system nadaje fakturze unikalny numer identyfikacyjny KSeF i umieszcza ją w centralnej bazie. Faktura staje się dostępna dla odbiorcy, który może ją pobrać z systemu. W przypadku problemów z dostępem do internetu możliwe jest wystawienie faktury w trybie offline, a następnie jej przesłanie do KSeF w terminie określonym przepisami.
Jak przygotować firmę do wdrożenia KSeF?
Przygotowanie firmy do wdrożenia KSeF wymaga kilku kroków. Przede wszystkim, przedsiębiorca powinien przeprowadzić audyt swojego procesu fakturowania, aby upewnić się, że wszystkie dokumenty są wystawiane zgodnie z wymaganiami KSeF. Należy również sprawdzić, czy używane oprogramowanie księgowe jest kompatybilne z KSeF i zapewnia możliwość integracji z systemem.
Kolejnym krokiem jest przeszkolenie zespołu, aby pracownicy byli świadomi nowych procedur i potrafili prawidłowo wystawiać oraz odbierać faktury w KSeF. Warto również opracować procedury awaryjne na wypadek problemów technicznych, takich jak awarie systemu czy brak dostępu do internetu. Przygotowanie firmy do KSeF to także okazja do zaktualizowania umów z biurami rachunkowymi oraz ustalenia odpowiedzialności za poszczególne etapy procesu fakturowania.
Jakie są kluczowe daty wdrożenia KSeF?
Wdrożenie KSeF odbywa się w kilku etapach. Od 1 lutego 2026 roku korzystanie z systemu stanie się obowiązkowe dla dużych przedsiębiorców, których roczna sprzedaż przekroczyła 200 mln zł w 2024 roku. Dla pozostałych przedsiębiorców obowiązek ten wejdzie w życie od 1 kwietnia 2026 roku. Wyjątek stanowią przedsiębiorcy wykluczeni cyfrowo, którzy będą musieli korzystać z KSeF dopiero od 1 stycznia 2027 roku.
Warto również pamiętać, że od 1 listopada 2025 roku przedsiębiorcy mogą występować o certyfikaty KSeF, które będą niezbędne do uwierzytelniania faktur w systemie. Przygotowanie do wdrożenia KSeF to proces, który warto rozpocząć jak najwcześniej, aby uniknąć problemów i opóźnień w momencie wejścia w życie nowych przepisów.
Jakie są najczęściej zadawane pytania dotyczące KSeF?
Wraz z wprowadzeniem KSeF pojawia się wiele pytań i wątpliwości ze strony przedsiębiorców. Często zadawane pytania dotyczą m.in. różnicy między fakturą ustrukturyzowaną a fakturą elektroniczną, sposobu uwierzytelniania w systemie czy możliwości wystawiania faktur offline.
Warto podkreślić, że faktura ustrukturyzowana jest dokumentem wystawionym w formacie XML, który posiada zdefiniowaną strukturę logiczną. Jest ona różna od faktury elektronicznej, która może być wysyłana w formacie PDF. Natomiast uwierzytelnianie w KSeF może odbywać się za pomocą cyfrowych certyfikatów lub tokenów, choć tokeny będą dostępne tylko do końca 2026 roku.
- Faktura ustrukturyzowana – dokument w formacie XML zgodny ze strukturą logiczną FA.
- Uwierzytelnianie – odbywa się za pomocą certyfikatów cyfrowych lub tokenów (do końca 2026 roku).
- Tryb offline24 – możliwość wystawiania faktur w przypadku problemów z dostępem do internetu.
- Integracja z systemem – większość programów księgowych będzie zintegrowana z KSeF przez API.
Jakie są sankcje za nieprzestrzeganie przepisów KSeF?
Ministerstwo Finansów przewiduje sankcje za nieprzestrzeganie przepisów dotyczących KSeF. Przedsiębiorcy, którzy nie będą korzystać z systemu lub wystawiać faktur poza KSeF, mogą zostać ukarani mandatem. Wysokość kary może wynieść nawet do 100% kwoty podatku wykazanego na fakturze, a w przypadku faktur bez podatku – do 18,7% kwoty należności.
Jednakże, wprowadzenie sankcji nie nastąpi od razu. Przewidziano okres przejściowy do końca 2026 roku, podczas którego urzędy skarbowe będą edukować przedsiębiorców i stopniowo wdrażać nowe przepisy. Po zakończeniu tego okresu, przedsiębiorcy będą musieli w pełni dostosować się do wymagań KSeF, aby uniknąć kar finansowych.
Co warto zapamietać?:
- Krajowy System e-Faktur (KSeF) – centralizacja procesu fakturowania w Polsce, umożliwiająca automatyzację i ułatwiająca archiwizację dokumentów.
- Obowiązkowe wdrożenie – dla dużych przedsiębiorców od 1 lutego 2026, dla pozostałych od 1 kwietnia 2026, a dla wykluczonych cyfrowo od 1 stycznia 2027.
- Korzyści z KSeF – redukcja biurokracji, automatyzacja procesów, bezpieczeństwo danych oraz możliwość przechowywania faktur w centralnej bazie przez 10 lat.
- Uwierzytelnianie – faktury w KSeF są uwierzytelniane za pomocą certyfikatów cyfrowych lub tokenów (do końca 2026 roku).
- Sankcje – kary za nieprzestrzeganie przepisów mogą wynieść do 100% kwoty podatku na fakturze, z okresem przejściowym do końca 2026 roku.
