8 tricków dla HRowców na zwiększenie produktywności

19 sierpnia 2019

Znalezienie odpowiednich kandydatów, przekopywanie się przez setki CV, czy przeprowadzenie rozmów rekrutacyjnych. To wszystko wymaga czasu, a doba ma tylko 24 godziny.

Automatyzacja i proste triki mogą łatwo zwiększyć twoją produktywność i zaoszczędzić cenny czas, gdy pracujesz w HR.

Przedstawiamy Wam proste strategie, które pomogą pozyskiwać pracowników efektywniej i szybciej, a może sprawią nawet, że praca stanie się przyjemniejsza.

1. Zmierz, ile czasu poświęcasz na każdą aktywność w ciągu dnia, zobacz na co tracisz najwięcej czasu

Każdy rekruter chciałby być bardziej efektywny, ale nie wie, od czego zacząć. Trudno jest dokonać znaczących zmian, jeżeli nie wiesz jakie aktywności zabijają Twoją produktywność.

Rozwiązaniem mogą być aplikacje, które zmierzą czas poświęcany przez Ciebie na każde zadanie, takie jak RescueTime i Toggl.
RescueTime działa w tle, gdy wykonujesz pracę i na koniec dnia dostarcza Ci raport na temat Twojej dziennej aktywności. Toggl działa na podobnej zasadzie, tylko skupia się na konkretnym zadaniu, a nie całym dniu. Obydwie aplikacje mają darmowe i płatne wersje.

Niezależnie od wybranej metody, testuj ją przez przynajmniej 7 do 10 dni i zapoznaj się z rezultatem. Możesz odkryć, że niektóre zadania zabierają Ci nieproporcjonalnie dużo czasu i skrócenie ich, usprawni Twoją pracę.

Przy okazji możesz odkryć w których momentach dnia jesteś najbardziej i najmniej produktywny, co pozwoli Ci lepiej zaplanować aktywności na przestrzeni dnia. Jeżeli np. najbardziej efektywny jesteś przed południem, możesz zdecydować, że swoje najtrudniejsze zadania będziesz wykonywać zaraz po przyjściu do pracy.

2. Uporządkuj miliony otwartych okien w przeglądarce

Przeglądasz profile kandydatów i nagle po 15 minutach masz otwarte 100 okienek w przeglądarce. Czy to nie brzmi znajomo? Otwierasz coraz więcej okien, które stają się mniejsze i mniejsze, aż w końcu nie jesteś w stanie odczytać, co się na nich znajduje. Twoja przeglądarka działa wolniej, a Ty dodatkowo się frustrujesz.

Uporządkuj bałagan instalując darmową wtyczkę do przeglądarki. Jeżeli używasz Google Chrome, wtyczka OneTab umieści wszystkie otwarte okna na jednej liście. Jeżeli wolisz Firefoxa, wtyczka Tree Tabs zadziała na podobnej zasadzie, a dodatkowo pozwoli Ci stworzyć hierarchie oraz kategorie.

Wtyczki sprawią, że będziesz szybciej poruszał się pomiędzy oknami, a dodatkowo uwolnią pamięć RAM na Twoim komputerze i przyspieszą przeglądarkę.

Dodatkowo skrót Ctrl+Shift+T/Command+Shift+T pozwoli Ci przywrócić omyłkowo zamknięte okno w przeglądarce. Działa on na większości przeglądarek, za wyjątkiem Safari.

3. Wyłącz wszystkie powiadomienia i wyznacz konkretnie pory dnia na sprawdzanie emaila

Może to wydać się nieoczywiste, ale uwidoczni się, gdy przeprowadzisz ocenę swojego czasu pracy za pomocą aplikacji z punktu 1. Jak często sprawdzasz swojego emaila w ciągu dnia? Minuta tu, minuta tam. Wygląda dosyć niewinnie, ale wszystkie te minuty kumulują się. Co gorsze, badania wskazują, że potrzeba nawet do 23 minut, aby odzyskać ponownie koncentrację. W efekcie bardzo łatwo tracisz cenną produktywność.

Wyłącz powiadomienia na wszystkich urządzeniach, aby się nie rozpraszać. Szczególnie, gdy Twoje zadanie wymaga całkowitej koncentracji. Wyznacz chwile w ciągu dnia, podczas których sprawdzisz i odpowiesz na emaile np. zaraz po przyjściu do pracy, czy po lunchu. Postaraj się, żeby nie trwały więcej niż 15-20 minut.

Jeśli boisz się przegapić pilnego emaila, możesz zawsze wyróżnić kontakty, od których wiadomości przychodzą w każdej chwili.

4. Do zakładki kariera na stronie firmy dodaj chatbota, który odpowie na pytania kandydatów

Bardzo ważne jest, aby pomóc kandydatom znaleźć odpowiedzi na nurtujące ich pytania związane z rekrutacją. Jednak każdą minutę, którą poświęcasz na odpowiadanie na podstawowe, powtarzające się pytania, mógłbyś poświęcić na bardziej priorytetowe zadania.

Chatbot zaoszczędzi Ci wiele czasu, a kandydatom pomoże zdobyć potrzebną wiedzę, dzięki czemu będą lepiej przygotowani do rozmowy rekrutacyjnej. Robot wykona za Ciebie również takie działania jak np. przekazywanie kandydatom statusu ich rekrutacji. Pamiętaj, że chatboty działają bez przerwy i udzielają odpowiedzi błyskawicznie. Jeśli jesteś zainteresowana/y wprowadzenie chatbota w Twojej firmie, skontaktuj się z nami!

5. Zrób sobie 5 minut przerwy z techniką pomidora

Gdy Twoja lista tasków jest dłuższa niż lista postanowień noworocznych, łatwo zapomnieć o krótkiej przerwie. Jeżeli nawet podczas lunchu próbujesz odpisać na kolejnego już emaila, pora zmienić Twój sposób pracy i odpoczynku.

Regularne przerwy podczas dnia pracy poprawiają twoją efektywność, wyzwalają kreatywność i podnoszą motywację. Każda minuta, którą poświęcasz na kubek kawy, miłą rozmowę, czy krótki spacer jest tego warta.

Aby regularne przerwy stały się Twoim nawykiem, warto wypróbować technikę pomidora, stworzoną przez Francesco Cirillo. Włoch używał zegara kuchennego, kształtem przypominającego pomidora, aby podzielić swój czas pracy na interwały, trwające najczęściej około 25 minut. W Twoim przypadku wystarczy stoper w smartphonie, czy komputerze. Wypróbuj jakiej długości przerwy będą dla Ciebie najlepsze, a na początek spróbuj po każdych 25 minutach zrobić 5 minut odpoczynku.

Oczywiście czasem znajdziesz się w sytuacji, gdy nie możesz zrobić pauzy. Wtedy warto chociaż na chwile zmienić swoje otoczenie, czy skupić swój wzrok na innym obiekcie niż narzędzie pracy. Technika pomidora ma uchronić Cię przed 8 godzinnym maratonem, w którym z każdą godziną spada Twoja motywacja i chęć do pracy.

Przejdźmy teraz do kolejnego punktu, ale najpierw…5 minut przerwy;)

6. Taktyka Feedback Blitz

Chatboty sprawdzają się dobrze, gdy trzeba odpowiadać na pytania kandydatów przed rozmową rekrutacyjną. Jednak po samej rozmowie znacznie lepiej jest osobiście przekazać swój feedback. Okazujemy w ten sposób szacunek i zwiększamy szansę, że kandydat zaakceptuje naszą ewentualną ofertę. Jednak codzienne odpowiadanie na rozentuzjazmowane emaile kandydatów szybko staje się pożeraczem czasu.

Aby uniknąć pokusy odpowiadania na wiadomości o każdej porze dnia, zarezerwuj w kalendarzu jedno okienko w tygodniu, kiedy skupiasz się jedynie na feedbacku dla kandydatów. Ekspert w rekrutacji Stacy Zapar przeznacza na to czas w każde piątkowe popołudnie i przez 2 godziny, które nazywa Friday Feedback Blitz konwersuje z kandydatami.

Musisz pamiętać, że strategia zda egzamin, tylko jeżeli wcześniej uprzedzisz kandydatów. Zapewnisz ich, że przed weekendem będą wiedzieli na czym stoją. W ten sposób zaoszczędzisz sobie zbędnych emaili w ciągu tygodnia od zaniepokojonych brakiem informacji kandydatów i skupisz się na pozostałych zadaniach.

7. Użyj automatycznego kalendarza, aby szybko umówić się na rozmowę

Gdy znajdujesz się w końcowym etapie procesu rekrutacji, zaskakująco dużo czasu zajmuje umawianie się na rozmowę np. w celu dopracowania detali współpracy. Często wymaga to kilku zwrotnych wiadomości, aby znaleźć dogodny termin.

Jeżeli korzystasz z LinkedIn Recruiter możesz zsynchronizować swoje narzędzie do planowania z kalendarzem Google lub Office 365 i zażegnać ten kłopot. Jedyne, co kandydat musi zrobić, to kliknąć link w swojej skrzynce odbiorczej i wybrać przedział czasowy, który będzie dla Was odpowiedni. Termin automatycznie pojawi się w kalendarzu, oszczędzając wszystkim sporo czasu.

8. Opisz przebieg rekrutacji na stronie firmy w zakładce kariera

Proces rekrutacji przebiegnie znacznie sprawniej, gdy kandydaci będą wiedzieli, czego się spodziewać. Aby przygotować ich na to doświadczenie i przy okazji zwiększyć ich pewność siebie, zaprezentuj przebieg rekrutacji na stronie firmy.

Poinformuj kandydatów, jak przygotować się na rozmowę i czego rekrutrzy będą od nich oczekiwać. Jakie pytania zostaną im zadane? Kiedy przebędą do siedziby firmy, dokąd mają się udać? Odpowiedzi na te podstawowe pytania i kilka innych pozwolą Ci uniknąć zbędnych wiadomości od zestresowanych kandydatów, a także sprawią, że poczują się swobodniej, gdy dotrą na rozmowę.

Automatyzacja i usprawnienie najbardziej żmudnych i czasochłonnych aspektów zatrudniania, pozwoli Wam skupić się na kandydatach o wysokim potencjale i zapewnieniu im ciekawej oferty pracy. Bezsprzecznie docenią oni dodatkowy wysiłek, a jednocześnie nie będzie to wymagało od Ciebie wysiłku ponad Twoje możliwości.

Źródło: https://business.linkedin.com

  • Udostępnij materiał:

To może Cię zainteresować